Verfahrensdokumentation (Vorlage)

Wer Bücher führt oder Aufzeichnungen machen muss – auch mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also z. B. bei freiberuflicher Arbeit, Kleingewerbe oder Photovoltaik mit Gewerbe –, braucht nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege entstehen, ins System kommen, aufbewahrt, geschützt und wieder gefunden werden. Für reine Privathaushalte gelten die GoBD nicht; bei Vermietung oder Handwerkerrechnungen schadet Ordnung trotzdem nicht.

Eine Software allein ist nie „GoBD-konform“ – das wird erst das beschriebene und gelebte Verfahren. Das DMS unterstützt dabei: Historie jeder Änderung, Prüfwerte der Dateien, der Archivmodus mit Löschsperre bis Fristende, Versionen statt Überschreiben, Berechtigungen, verschlüsselte Sicherung mit Probe-Wiederherstellung.

Die Vorlage

Die Vorlage beschreibt vorformuliert, was das DMS tut, und markiert alles, was du selbst ergänzt, mit [eckigen Klammern]:

• Word (.docx)
• LibreOffice (.odt)
• Markdown auf GitHub

Sie ist gegliedert in:

1. Allgemeines – wer, welche Tätigkeit, welche Version und Variante des DMS
2. Belegeingang – Papier, Eingangsordner, Postfach, elektronische Belege und E-Rechnungen im Originalformat, Zuordnen
3. Ersetzendes Scannen – Gerät, Kontrolle, wann das Papier vernichtet wird, Ausnahmen
4. Ablage und Ordnung – Mappentypen, Pflichtfelder, Ansichten, Aufbewahrungsfristen, Archivmodus und „Darf weg“
5. Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit – Historie der Mappen, Prüfwerte, Versionen, Alle Dateien prüfen, Papierkorb
6. Zugriffsschutz – Konten, Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldeschutz, Rollen, Berechtigungen, Lesezugang für Prüfer
7. Datensicherung und Wiederherstellung – Zeitplan, Kopie außer Haus, Notfallblatt, Probe
8. Betrieb – Updates, Wartungsmodus, Protokoll
9. Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung – Export, Schnittstelle
10. Änderungen der Dokumentation

Gut zu wissen

• Keine Steuer- oder Rechtsberatung, kein Zertifikat. Die Verfahrensdokumentation erstellst du selbst; die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Stimme sie mit deiner Steuerberatung ab, vor allem Fristen und das ersetzende Scannen.
• Auch die Verfahrensdokumentation wird aufbewahrt – mit ihren früheren Versionen. Lege sie z. B. als Mappe im DMS ab und trage jede Änderung in die Tabelle am Ende ein.
• Sie beschreibt den heutigen Stand des DMS. Kommen neue Funktionen dazu, die du nutzt, ergänze die Abschnitte. Die Vorlage hier wird mit jeder Version nachgezogen.
• Hintergrund: GoBD (BMF-Schreiben, zuletzt geändert am 14.07.2025); Aufbewahrungsfristen derzeit 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher, 6 Jahre für Geschäftsbriefe, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.

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