Administratorhandbuch¶
Dieses Handbuch ist für alle, die das DMS installieren, einrichten und betreiben. Wie man im Alltag mit Mappen arbeitet, steht im Benutzerhandbuch – darauf verweist dieses Handbuch, statt es zu wiederholen.
Aufgaben eines Administrators¶
| Aufgabe | Wo | Kapitel |
|---|---|---|
| DMS installieren | NAS, Heimserver, App-Store | Wie komme ich an ein DMS? |
| nach der Installation einrichten | Einrichtungsassistent, Datenbank, Reverse-Proxy | Einrichtung und Betrieb |
| Neue Version einspielen, Daten sichern | NAS | Aktualisieren und Sichern |
| Festlegen, welche Mappen es gibt und was darin steht | Werkbank → Mappentypen | Mappentypen |
| Festlegen, welche Ansichten die Ablage anbietet | Werkbank → Ansichten | Ansichten |
| Benutzer einladen, Rollen vergeben, Zugänge sperren | Werkbank → Benutzer | Benutzer und Rollen |
| Farben, Logo und Schriftzug anpassen | Werkbank → Designs | Designs |
| Ausprobieren mit Beispieldaten | Werkbank → Demo-Daten | Demo-Daten |
| Überblick, was zu tun ist | Werkbank → Übersicht | Werkbank und Übersicht |
| Festlegen, welche Bereiche die Werkbank zeigt | Werkbank → Werkbank anpassen (unten in der Leiste) | Werkbank anpassen |
| Festlegen, wer was sehen und ändern darf | Werkbank → Mappentypen → Berechtigungen, Werkbank → Ansichten | Berechtigungen |
| Auskunft geben, auf Verlangen löschen, Fristen einhalten (DSGVO) | Werkbank → Datenschutz, Darf weg, Papierkorb | Datenschutz im DMS |
| Daten sichern und wiederherstellen | Werkbank → Sicherung, Wiederherstellen | Sicherung, Wiederherstellen |
| Fehler finden, Meldungen der Benutzer bearbeiten | Werkbank → Wartung und Fehlersuche | Fehlersuche |
| Andere Programme anbinden | eigenen Benutzer für das Programm anlegen, als dieser anmelden, dann Profil → Sicherheit → API-Schlüssel (Administratoren bekommen keine Schlüssel) | Schnittstelle |
Wie das DMS technisch aufgebaut ist und warum, beschreiben Technik und Entscheidungen.
Rollen im DMS¶
- Administrator – sieht zusätzlich die Werkbank und darf alles einrichten. Es gibt immer mindestens einen aktiven Administrator.
- Mitglied – arbeitet in der Ablage.
Das ist die Systemrolle eines Benutzers. Daneben gibt es frei anlegbare Rollen (etwa „Eltern“ oder „Steuern und Finanzen“). Sie geben von sich aus keine Rechte – über Regeln in den Berechtigungen aber schon. Siehe Benutzer und Rollen.
Wer darf was sehen?
- Ohne Regeln dürfen alle alles. So startet jedes DMS; für eine Familie reicht das oft.
- Je Mappentyp legst du in den Berechtigungen fest, wer Mappen anlegen, lesen, bearbeiten, löschen und Passwörter sehen darf – mit Regeln, z. B. über Rollen, und einem Testlauf.
- Je Ansicht legst du an der Ansicht fest, wer sie sieht, dort anlegen und aus ihr exportieren darf (Ansichten → Berechtigungen).
- Für Administratoren gelten die Regeln nicht: Sie sehen und dürfen in der Ablage immer alles.
- Was für einen Benutzer am Ende gilt, zeigt ihm sein Profil unter Meine Rechte.
Neue Versionen¶
Was sich in welcher Version geändert hat, steht unter Neu in dieser Version und auf GitHub unter Releases (Changelog). Die installierte Version zeigt die Werkbank unter Technik; dort steht auch ein Link auf alle Änderungen seit deiner Version.
Das Handbuch zu deiner Version¶
Zu jeder Version gibt es ein eigenes Handbuch – je Minor-Version, z. B. 0.22 (Korrekturen wie 0.22.1 aktualisieren es):
| Adresse | Inhalt |
|---|---|
…/dms/admin/aktuell/ |
neueste Version (Standard) |
…/dms/admin/v0.22/ |
Version 0.22 |
…/dms/admin/entwicklung/ |
Stand von main, noch nicht veröffentlicht |
Oben im Handbuch wählst du die Version; liest du eine ältere, steht das darüber. Am einfachsten kommst du aus dem DMS hin: Die Hilfe im Menü, der Link in der Werkbank und jedes ? öffnen das Handbuch zur installierten Version. Ältere Adressen ohne Version (z. B. …/dms/admin/sicherung/) führen zur neuesten.
Das ? neben Überschriften
In der Werkbank steht an jedem Bereich und an vielen Zwischenüberschriften ein kleines ?. Es öffnet in einem neuen Tab genau den passenden Abschnitt dieses Handbuchs.
Wünsche und Fehler bitte als Issue im Format einer User Story mit Abnahmekriterien; umgesetzt wird, was das Label freigegeben trägt.
Projekt unterstützen¶
Das DMS ist freie Software (Apache-2.0). Unterstützung ist über GitHub Sponsors möglich:
