Ansichten¶

Eine Ansicht legt fest, was die Ablage links anbietet: welche Mappen eine Liste zeigt und wie die Ansichten zu einem Baum geordnet sind. Eine Ansicht ist eine gespeicherte Abfrage – die Benutzer sehen nur das Ergebnis.

Ansichten pflegst du unter Werkbank → Ansichten. Links steht der Baum, rechts die gewählte Ansicht. Wie Benutzer mit Ansichten arbeiten, beschreibt das Benutzerhandbuch.

Eine Ansicht mit Bedingung in der Werkbank

Der Editor ist wie beim Mappentyp in Bereiche gegliedert: Grunddaten → Mappentypen → Trefferliste → Bedingungen → Berechtigungen → Testlauf. Jeder Bereich lässt sich einklappen und zeigt dann eine Kurzinfo, z. B. die Elternansicht, die Mappentypen oder „erbt von „Haus“ · 1 eigene Regel“. Eine neue Ansicht ist ganz aufgeklappt, eine bestehende startet eingeklappt; dein Gerät merkt sich, was du aufklappst. Die Sprungleiste oben führt zu jedem Bereich und markiert Bereiche mit Fehler.

Grunddaten¶

Name und Beschreibung – erscheinen in der Ablage links bzw. über der Liste.
Liegt unter – die Elternansicht im Baum, beliebig tief. Eine Ansicht kann nicht unter sich selbst oder einer ihrer Unteransichten liegen.
Reihenfolge – mit ↑ nach oben und ↓ nach unten unter den Ansichten derselben Ebene.

Ordnen per Drag & Drop¶

Schneller geht es links im Baum: Jede Ansicht hat einen Griff ⠿. Daran ziehst du sie

zwischen zwei Ansichten – eine Linie zeigt die Einfügestelle, auch auf einer anderen Ebene;
auf eine Ansicht – die Zielansicht wird umrandet, deine Ansicht wird ihre Unteransicht.

Unteransichten wandern mit. Eine Ansicht lässt sich nicht in ihre eigene Unteransicht ziehen. Die neue Ordnung gilt sofort, ohne Speichern – auch in der Ablage. Die festen Einträge oben – Erweiterte Suche, Zu erledigen, Anstehend, Favoriten und Papierkorb (nur, solange er an ist oder etwas darin liegt) – sind keine Ansichten in diesem Baum.

Tastatur: Griff mit Tab ansteuern, dann Alt+↑/↓ verschiebt innerhalb der Ebene, Alt+→ macht die Ansicht zur Unteransicht der Ansicht darüber, Alt+← hängt sie eine Ebene höher (hinter die bisherige Elternansicht).
Smartphone/Tablet: Griff lange antippen, dann ziehen. Die Knöpfe ↑/↓ in der geöffneten Ansicht gibt es weiterhin.
Esc bricht das Ziehen ab.

Mappentypen¶

Die Ansicht zeigt Mappen der angehakten Mappentypen, sofern sie alle Bedingungen erfüllen. Dazu kommen immer die Mappen ihrer Unteransichten – jede mit ihren eigenen Bedingungen, ohne Doppelte.

Eine Ansicht ohne Mappentyp dient nur zum Gruppieren, etwa Finanzen über Offene Rechnungen und Zahlungen dieses Jahr.
Zeigt eine Ansicht (mit Unteransichten) genau einen Mappentyp, verhält sich die Liste wie gewohnt: Trefferliste des Mappentyps, Sortieren nach seinen Feldern und + Neu. Den Knopf gibt es nur, wenn der Benutzer das Recht C (Anlegen) am Mappentyp (Berechtigungen) und an der Ansicht (Berechtigungen) hat. In Ansichten mit Post heißt er + Post.
Zeigt sie mehrere Mappentypen, gibt es kein + Neu; sortieren lässt sich nach den Systemspalten.

Trefferliste¶

Welche Spalten die Liste zeigt, wählst du unter Trefferliste. Ein Mappentyp kann mehrere Trefferlisten haben, eine davon ist Standard.

Ohne Auswahl gilt die Standardliste des Mappentyps.
Bei mehreren Mappentypen gibt es nur Trefferlisten, die alle Mappentypen haben (gleiche Kennung), und darin nur die gemeinsamen Spalten – Felder mit gleicher Kennung und Feldart. Titel und Mappentyp stehen dann immer vorn. Haben die Mappentypen keinen gemeinsamen Standard, zeigt die Ansicht die Systemspalten (Titel, Mappentyp, angelegt, geändert).
Gibt es die gewählte Liste nicht mehr (gelöscht oder ein Mappentyp hinzugekommen, der sie nicht hat), zeigt die Ansicht die Standardliste. In der Werkbank steht dann „Trefferliste fehlt – zeigt die Standardliste“.

Bedingungen¶

Bedingungen gelten für die eigenen Mappentypen der Ansicht und alle zusammen (UND). Unter jeder Bedingung steht, wie das DMS sie versteht, z. B. „Kündigung bis zwischen heute und heute + 12 Monate“. Unten zeigt die Vorschau, wie viele Mappen die Ansicht mit dem aktuellen Entwurf zeigen würde – auch vor dem Speichern.

Auf Feldwerte¶

Feldart	Vergleiche
Text	ist gleich (ohne Groß-/Kleinschreibung), enthält, ist leer, ist nicht leer
Langtext, formatierter Text	enthält, ist leer, ist nicht leer
Zahl, Betrag	ist gleich, kleiner als, größer als, zwischen, außerhalb von, ist leer, ist nicht leer
Datum	wie Zahl, dazu im Zeitraum (Jahr oder Monat)
Ja/Nein	ja, nein (leer zählt als nein)
Auswahlliste	ist einer von, ist leer, ist nicht leer
Verweis	zeigt auf (eine oder mehrere bestimmte Mappen), ist leer, ist nicht leer

Dazu die Systemwerte: angelegt am und zuletzt geändert am (wie Datum) sowie angelegt von und zuletzt geändert von (zeigt auf einen Benutzer).

Bei einer Ansicht mit mehreren Mappentypen gibt es nur Felder, die alle Mappentypen mit gleicher Kennung und gleicher Feldart haben (bei Verweisen auch mit gleichem Ziel), und die Systemwerte.

Dynamische Werte¶

Statt eines festen Werts kannst du einen nehmen, den das DMS bei jedem Öffnen neu berechnet:

Wert	Wofür	Beispiel
heute ± n Tage, Wochen, Monate, Jahre	Datumsfelder	Kündigung bis zwischen heute und heute + 3 Monate
Jahr / Monat (aktuell ± n), mit „im Zeitraum“	Datumsfelder	Zahlungsdatum im Zeitraum aktuelles Jahr; Rechnungsdatum im letzten Monat (− 1)
aktueller Benutzer	Verweise auf Benutzer, angelegt/geändert von	Verantwortlich zeigt auf aktueller Benutzer → „Meine Verträge“
Rollen des aktuellen Benutzers	Verweise auf Rollen	Verantwortliche Rolle zeigt auf Rollen des aktuellen Benutzers

So kann eine Ansicht „Meine Aufgaben“ für jeden Benutzer etwas anderes zeigen.

Auf Anzahlen¶

Unter Anzahl gibt es – jeweils mehr als, weniger als oder genau n:

Dokumente insgesamt – alle Dokumente der Mappe, egal in welchem Register. Beispiel: Mappen ohne Dokument = Dokumente insgesamt genau 0.
Verknüpfungen insgesamt – wie viele andere Mappen auf diese verweisen, über alle Verweisfelder. Jede verweisende Mappe zählt einmal, auch wenn sie über mehrere Felder verweist; Verweise der Mappe auf sich selbst und Mappen im Papierkorb zählen nicht, E-Mails schon.
Dokumente in „…“ – Dokumente in einem bestimmten Dokumentenregister. Beispiel: Rechnungen ohne Beleg = Dokumente in „Rechnungsdokumente“ genau 0.
Verknüpfungen in „…“ – Mappen in einem Verknüpfungsregister, gezählt wie im Register (also nur über die dort gewählten Quellen). Beispiel: Verträge ohne Rechnung = Verknüpfungen in „Rechnungen“ genau 0.

Register stehen zur Wahl, wenn alle Mappentypen der Ansicht ein Register mit gleicher Kennung und gleicher Art haben – bei einem Mappentyp also alle seine Dokumenten- und Verknüpfungsregister. Bei mehreren Mappentypen zählt jedes Register über die eigenen Quellen seines Mappentyps; der Name erscheint als „Rechnungen / Belege“, wenn er sich je Mappentyp unterscheidet.

Fristen¶

hat Frist in den nächsten n Tagen – Mappen, bei denen ein Datumsfeld in den nächsten n Tagen liegt: wahlweise ein bestimmtes Datumsfeld oder alle Datumsfelder mit Erinnerung (siehe Fristen). Mit nur meine zählen nur Fristen, die der angemeldete Benutzer bekommt. So zeigt etwa Verträge mit Frist im nächsten Quartal (Vertrag + hat Frist in den nächsten 90 Tagen) genau die passenden Verträge.

Persönlich¶

ist mein Favorit – Mappen, die der jeweils angemeldete Benutzer mit dem Stern markiert hat. So zeigt etwa eine Ansicht Meine wichtigen Verträge (Vertrag + ist mein Favorit) jedem seine eigenen. Die feste Ansicht Favoriten in der Ablage gibt es für jeden ohnehin.

Wenn sich ein Mappentyp ändert¶

Entfernst du ein Feld oder Register, auf das eine Bedingung zielt, wird die Ansicht nicht leer: Die Bedingung wird ignoriert, bis du sie korrigierst. In der Werkbank ist sie rot markiert, und die Liste der Ansichten zeigt „Bedingung ohne Wirkung – bitte prüfen“.

Berechtigungen¶

Mit Berechtigungen legst du fest, wer eine Ansicht sieht, wer dort neue Mappen anlegen und wer aus ihr exportieren kann – etwa damit die Ansicht Haus mit allem darunter nur bei den Eltern im Baum erscheint.

Recht	Bedeutung
R Sehen	Die Ansicht erscheint im Baum der Ablage und lässt sich öffnen.
C Anlegen	In der Ansicht gibt es „+ Neu“. Anlegen dürfen muss man zusätzlich am Mappentyp – beide müssen es erlauben.
E Exportieren	Mappen der Ansicht als Excel, CSV, ZIP mit Dokumenten oder PDF ausgeben – alles, was Daten aus dem DMS hinausgibt. Lesen muss man jede Mappe zusätzlich am Mappentyp. Außerhalb einer Ansicht (erweiterte Suche, „Als PDF exportieren“ und „Per E-Mail versenden“ an der Mappe) darf eine Mappe hinaus, wenn sie in mindestens einer Ansicht mit E läge.

Ansichtsregeln regeln die Ansicht, nicht die Mappen

Ob jemand eine Mappe lesen darf, entscheiden allein die Berechtigungen am Mappentyp. Eine Mappe aus einer verborgenen Ansicht kann also über die Suche, eine andere Ansicht oder einen Link weiter auftauchen. Wer Mappen verbergen will, regelt das am Mappentyp. Für Administratoren gelten die Regeln an Ansichten nicht.

Standard – an einer Ansicht auf oberster Ebene eine Zeile mit ✓/✗ je Recht; ohne Regeln dürfen alle alles.
Regeln – wie am Mappentyp: wenn der Benutzer eine Rolle hat oder ein bestimmter Benutzer ist (jeweils auch mit nicht), dann ✓ erteilen oder ✗ entziehen; von oben nach unten, mit Stopp. Bedingungen auf Felder gibt es an Ansichten nicht. Regeln lassen sich zuklappen und per Griff ⠿ sortieren.

Vererbung an Unteransichten¶

Eine Unteransicht erbt die Regeln ihrer Elternansicht und deren Eltern. Sie stehen oben unter Geerbt, schreibgeschützt und mit dem Namen der Ansicht, von der sie kommen; ändern lassen sie sich nur dort.
Eigene Regeln einer Unteransicht können nur weiter einschränken (✗). Ein Recht gilt an der Unteransicht nur, wenn es an der Elternansicht gilt und keine eigene Regel es entzieht. Einen eigenen Standard hat eine Unteransicht nicht.
Ist eine Unteransicht für jemanden verborgen, fehlen ihre Mappen auch in der Elternansicht, und die Zahlen im Baum passen dazu.
Verschieben (Ziehen im Baum oder Liegt unter ändern): Sofort gelten die Regeln der neuen Eltern. Das DMS sagt beim Ablegen, von wem die Ansicht jetzt erbt. Wandert sie auf die oberste Ebene, entfallen die geerbten Regeln, und ihr eigener Standard gilt wieder.

Testlauf¶

Unter den Berechtigungen prüfst du, was ein Benutzer an der Ansicht darf – mit den Regeln, wie sie gerade im Editor stehen, auch ungespeichert und mit einer geänderten Elternansicht. Den Benutzer wählst du wie in einem Verweisfeld einer Mappe; das Ergebnis erscheint sofort. Die Tabelle zeigt je Ansicht der Kette, welche Regel zutraf und wie der Stand danach war. Wechselst du den Benutzer, wird neu geprüft; änderst du Regeln oder Elternansicht, verschwindet das alte Ergebnis, bis du erneut auf Prüfen klickst – so steht nie ein Ergebnis zu einer anderen Auswahl da.

Beispiel: „Haus“ nur für die Eltern¶

Lege eine Rolle Kinder an und gib sie den Kindern.
Ansicht Haus (oberste Ebene): Regel Kinder sehen das nicht – wenn Benutzer hat Rolle Kinder → ✗ R C E.
Heizung, Garten usw. unter Haus erben die Regel – für die Kinder fehlt der ganze Ast.
Sollen die Kinder etwa Garten doch sehen, lege Garten auf die oberste Ebene oder unter eine andere Ansicht: Unteransichten können nur einschränken.

Ansichten und Mappentypen¶

Ein neuer Mappentyp bekommt eine eigene Ansicht – außer du wählst beim Anlegen Eigene Ansicht in der Ablage anlegen ab. Sie steht oben auf der ersten Ebene, vor Benutzer und Rolle.
Umbenennen eines Mappentyps benennt seine eigene Ansicht mit, solange sie noch genauso heißt wie er.
Löschen eines Mappentyps entfernt ihn aus allen Ansichten; eine Ansicht, die nur ihn hatte und keine Unteransichten, verschwindet mit.
Die Ansichten aus Version 0.9 und früher (eine je Mappentyp) wurden beim Update übernommen. Sie haben dieselbe Adresse wie vorher, Lesezeichen und gemerkte Sortierungen bleiben also gültig.

Ansicht löschen¶

Ansicht löschen entfernt nur die Ansicht, keine Mappen. Ihre Unteransichten rücken eine Ebene nach oben, an ihre Stelle. Ohne Ansicht sind Mappen weiter über „Zu erledigen“, Verweise und die Suche in anderen Ansichten erreichbar.

Ansichten und Rechte

Eine Ansicht gibt nie Zugriff auf Mappen, die ein Benutzer sonst nicht sehen dürfte. Wer eine Ansicht sieht, dort anlegen und aus ihr exportieren darf, steht oben unter Berechtigungen.

Ohne Ansicht auf Mappen zeigen

Dieselben Bedingungen gehen auch in einem Link über Mappentyp und Feldwerte, z. B. /ablage/link?typ=rechnung&bezahlt=nein – ganz ohne Ansicht einzurichten.