Archivmodus und Aufbewahrung¶

Manche Belege musst du aufbewahren: Handwerkerrechnungen privat 2 Jahre (§ 14b UStG), mit Buchführung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung Buchungsbelege 8 Jahre (seit 2025), Bücher 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Der Archivmodus hebt solche Mappen bis zum Ende ihrer Frist unveränderbar auf und sagt dir danach, was weg darf.

Bereich nicht in der Leiste?

Dieser Bereich gehört zur Werkbank-Vorlage Betrieb. In der Vorlage Haushalt, mit der neue Installationen beginnen, ist er ausgeblendet. Einblenden kannst du ihn unter Werkbank anpassen, für alle oder nur für dich. Ausgeblendet heißt nicht abgeschaltet: Der Bereich arbeitet weiter, und seine Hinweise stehen immer in der Übersicht.

Unterstützt – ersetzt nichts

Der Archivmodus unterstützt eine GoBD-gerechte Aufbewahrung. Ein amtliches „GoBD-Zertifikat“ für Software gibt es nicht: Ordnungsgemäß wird es erst durch Software, Verfahren und eine Verfahrensdokumentation zusammen (eine Vorlage liegt im Repository unter docs/handbuch/vorlagen/verfahrensdokumentation.md). Er ersetzt weder diese noch eine Steuerberatung.

Einschalten¶

Im Mappentyp unter Archivmodus:

Archivmodus einschalten (Standard: aus).
Aufbewahrungsfrist in Jahren: Vorschläge 2, 6, 8, 10 oder eine eigene Zahl (bis 30).
Stichtag: welches Datumsfeld zählt, z. B. Rechnungsdatum; ohne Feld das Anlagedatum der Mappe. Die Frist läuft bis zum 31.12. des Stichtagsjahres plus die Jahre – eine Rechnung vom 2. März 2026 mit 8 Jahren also bis zum 31.12.2034. Ist das Datumsfeld einer Mappe leer, zählt ihr Anlagedatum.

Das gilt sofort auch für vorhandene Mappen. Beim Einschalten zeigt das DMS, wie viele Mappen betroffen sind und wie viele davon schon „darf weg“ wären. Ein-, Um- und Ausschalten stehen im Protokoll – erst beim Speichern des Mappentyps, mit dem Zustand vorher und nachher (an/aus, Frist, Stichtag); Ausprobieren im Editor ohne Speichern hinterlässt keinen Eintrag. Das Ausschalten fragt vorher nach.

Während der Frist¶

An jeder Mappe steht Archiv · aufbewahren bis 31.12.JJJJ, in der Liste ein Hinweis Archiv. Ändert sich das Datumsfeld, ändert sich die Frist – das steht in der Historie der Mappe.
Keine Löschung vor Fristende: weder die Mappe noch einzelne Dokumente, auch nicht durch Administratoren, über Mehrfachauswahl, Papierkorb oder die Schnittstelle (409 mit Datum). Mappen, die schon vor dem Einschalten im Papierkorb lagen, bleiben dort bis Fristende und werden nicht automatisch geleert.
Dokumente ändern sich nur als neue Version: Die Versionierung ist für alle Dokumentenregister des Mappentyps Pflicht; ältere Versionen bleiben bis Fristende („nur die letzten N“ gilt hier nicht).
Feldänderungen bleiben möglich und stehen wie immer in der Historie. Die Historie dieser Mappen wird nie aufgeräumt.

Nach der Frist: „Darf weg“¶

Unter Werkbank → Darf weg stehen alle Mappen aus Mappentypen im Archivmodus, deren Frist abgelaufen ist, mit Datum. Du wählst einzelne oder alle und löschst sie – mit Papierkorb dorthin, sonst endgültig. Gelöscht wird nie automatisch. Wie Archivmodus, „Darf weg“ und Papierkorb zu einem Sperr- und Löschkonzept nach der DSGVO zusammenpassen, steht unter Datenschutz im DMS, mit einer Vorlage Löschkonzept.

Alle Dateien prüfen¶

Unter Werkbank → Wartungsoperationen → Alle Dateien prüfen liest das DMS jede gespeicherte Datei – auch ältere Versionen – und vergleicht sie mit ihrem Prüfwert (SHA-256). Abweichungen („Inhalt verändert“, „Datei fehlt“) stehen mit Dokument und Mappe in der Liste und im Protokoll. Prüfe das z. B. nach einem Umzug des Speichers und vor dem Vernichten von Papier.

Sicherung¶

Die Archiveinstellungen gehören zum Mappentyp und sind Teil jeder Sicherung; nach einer Wiederherstellung gelten sie unverändert.