Eingangsordner¶

Das DMS kann einen Ordner überwachen und jede Datei, die dort landet, als neue Post übernehmen. So bringen Scanner („Scan to Folder“), das NAS oder jedes andere Programm Dokumente ins DMS, ohne dass jemand den Browser öffnet.

Bereich nicht in der Leiste?

Dieser Bereich gehört zur Werkbank-Vorlage Betrieb. In der Vorlage Haushalt, mit der neue Installationen beginnen, ist er ausgeblendet. Einblenden kannst du ihn unter Werkbank anpassen, für alle oder nur für dich. Ausgeblendet heißt nicht abgeschaltet: Der Bereich arbeitet weiter, und seine Hinweise stehen immer in der Übersicht.

Einbinden¶

Der Eingangsordner ist ein eigener Ordner im Container: /eingang. Die Vorlagen für Synology, UGREEN, QNAP, TrueNAS, Unraid und dms-komplett binden ihn schon ein, z. B.

      # Eingangsordner (optional): Scanner und NAS legen hier Dateien ab → neue Post
      - /volume1/docker/dms/eingang:/eingang

Fehlt die Zeile, gibt es keinen Eingangsordner und die Werkbank zeigt ihn nicht an – bestehende Installationen laufen unverändert weiter. Nach dem Hinzufügen das Projekt neu erstellen.

Den Ordner eingang gibst du im NAS für den Scanner frei (SMB), z. B. als Unterordner einer vorhandenen Freigabe. Im Scanner trägst du diese Freigabe als Ziel für „Scan to Folder“ ein.

Einstellungen¶

Unter Werkbank → Eingangsordner:

Eingangsordner prüfen – ein oder aus (Standard: ein).
Prüfabstand – wie oft das DMS nachsieht, 5 bis 3600 Sekunden (Standard: 30).
Nach dem Übernehmen – die Datei nach erledigt/ verschieben (Standard) oder löschen.
Doppelte Dateien überspringen – liegt genau diese Datei (gleicher Prüfwert) schon im DMS, entsteht keine Post; die Datei wird wie eine übernommene weggeräumt und in der Liste als „doppelt – übersprungen“ geführt (Standard: aus).
Jetzt prüfen – sofort nachsehen.

Darunter stehen die letzte Prüfung, Dateien, die noch geschrieben werden, die zuletzt übernommenen Dateien mit Link zur Post und Fehler.

Was beim Übernehmen passiert¶

Jede Datei wird eine eigene Post mit Kanal Ordner, Richtung eingehend, Stand Neu. Der Betreff ist der Dateiname ohne Endung. In der Historie steht „aus dem Eingangsordner übernommen (eingang/…)“; angelegt hat sie der Eingangsordner, kein Benutzer.
Unterordner für Benutzer: Liegt die Datei in einem Unterordner mit dem Namen, Vornamen oder dem Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eines Benutzers (z. B. eingang/thomas/), steht dieser Benutzer bei Für – die Post erscheint bei ihm unter „Zu erledigen“. So wählt jeder am Scanner sein eigenes Ziel. Andere Unterordner zählen wie der Hauptordner. Das DMS sieht in Unterordnern bis zu 5 Ebenen tief nach; Dateien in tieferen Ordnern bleiben liegen.
Nur fertige Dateien: Eine Datei wird erst übernommen, wenn sich Größe und Änderungszeit über zwei Prüfungen nicht geändert haben – Scanner schreiben langsam.
Übersprungen werden versteckte und temporäre Dateien (.*, ~*, *.tmp, *.part, *.crdownload, *.partial, Thumbs.db, desktop.ini), die Ordner der NAS-Systeme (@eaDir, #recycle, .@__thumb, @Recycle, .Trash*) sowie erledigt/ und fehler/.
Abgelehnt werden leere Dateien und Dateien über 100 MB: Sie wandern nach fehler/, daneben eine Textdatei mit dem Grund; die Werkbank zeigt eine Meldung. Ist die Grenze für den Speicherplatz erreicht, bleibt die Datei liegen und kommt dran, sobald wieder Platz ist.
Gleicher Inhalt: Gibt es schon Mappen mit derselben Datei, entsteht trotzdem eine neue Post (außer mit Doppelte Dateien überspringen). Ihre Historie sagt „Diese Datei liegt schon im DMS“ – ohne Titel, denn die Post sehen oft mehr Leute als die andere Mappe. Wo die Datei liegt, zeigt Zuordnen jedem, der die Mappe lesen darf.
Keine doppelte Übernahme, auch nicht nach einem Neustart oder Absturz mitten im Übernehmen: Erst wenn die Post gespeichert ist, wird die Datei verschoben oder gelöscht.
Im Wartungsmodus und während einer Wiederherstellung ruht der Eingangsordner. Laufen mehrere Instanzen des DMS mit derselben Datenbank, übernimmt nur eine.

Prüft nicht, sondern fragt ab

Das DMS sieht regelmäßig nach, statt auf Meldungen des Dateisystems zu warten. Solche Meldungen kommen über SMB/NFS und manche Docker-Einbindungen nicht zuverlässig an.