Werkbank und Übersicht

Die Werkbank sehen nur Administratoren. Links stehen ihre Bereiche in sechs Gruppen, geordnet nach dem, was du gerade tun willst – die Ablage aufbauen, Benutzer verwalten, Post hereinholen, Daten sichern, Grundeinstellungen ändern oder einem Fehler nachgehen. Welche Bereiche du siehst, hängt von der Vorlage ab:

Gruppe	Bereiche
Ablage aufbauen	Mappentypen, Ansichten, Nummernkreise, Stempel, Automatisierungen, Pakete, Suche, Darf weg (nur mit Archivmodus)
Benutzer und Sicherheit	Benutzer, Verschlüsselung, Datenschutz
Post und Eingänge	Postfächer, Eingangsordner (nur wenn der Ordner eingebunden ist), WebDAV-Laufwerk, Webhooks, Texterkennung
Daten sichern	Sicherung, Wiederherstellen, Vollexport, Papierkorb
Einstellungen	E-Mail und Adresse, Benachrichtigungen und Aufgaben, Anmeldeschutz, Designs, Datenbank-Anbindung, Technik
Wartung und Fehlersuche	Systemzustand, Protokoll, Gemeldete Fehler, Wartungsmodus, Wartungsoperationen, Demo-Daten

Jede Einstellung hat genau einen Ort. Die Adressen der Bereiche (/werkbank/sicherung …) sind beim Umsortieren in Version 0.116 gleich geblieben; Lesezeichen und eine gespeicherte Auswahl unter Werkbank anpassen gelten weiter.

Welche Bereiche dort stehen, legst du unter Werkbank anpassen fest. Am Smartphone gehst du in Schritten: oben die Gruppe wählen, darunter den Bereich, bei großen Sammlungen dann den Eintrag – mit ← Bereiche bzw. ← Zur Liste kommst du zurück. Ganz unten in der Leiste stehen Projekt unterstützen und der Link zu diesem Handbuch.

Neben den Bereichen steht, wie viel dort eingerichtet ist – etwa die Zahl der Mappentypen, Nummernkreise, installierten Pakete, aktiven Benutzer oder offenen Aufgaben. Die Zahlen stehen sofort da, wenn du die Werkbank öffnest, und ändern sich, sobald du im Bereich etwas anlegst oder löschst. Ist nichts eingerichtet, steht keine Zahl da.

So arbeitest du in der Werkbank

Bereiche mit vielen Einträgen, die du bearbeitest – Mappentypen, Ansichten, Nummernkreise, Pakete, Benutzer, Aufgaben, Designs, Papierkorb, Postfächer, Protokoll und Gemeldete Fehler –, sind dreiteilig: Wählst du links einen Bereich, steht in der Mitte seine Liste und rechts das Formular des gewählten Eintrags; mit + Neu legst du einen an.

Alle anderen Bereiche sind zweiteilig: links die Bereiche, rechts die ganze Seite. Kleine oder nur lesende Listen – etwa die langen Datenbankzugriffe, die gesperrten Adressen, die vorhandenen Exporte oder die letzten Zugriffe auf das WebDAV-Laufwerk – stehen dort als eigener Abschnitt mit fester Höhe, in dem du scrollst. Am Smartphone führt ← Bereiche von einer solchen Seite direkt zurück zur Auswahl der Bereiche.

Jedes Formular endet mit derselben Leiste, die beim Scrollen unten sichtbar bleibt: rechts der Hauptknopf mit dem Gegenstand im Namen – etwa Nummernkreis anlegen oder Postfach speichern –, links daneben Verwerfen:

• Neu anlegen: Entwurf verwerfen schließt das Formular, ohne etwas anzulegen, und du bist zurück in der Liste.
• Bearbeiten: Änderungen verwerfen setzt alle Felder auf den gespeicherten Stand zurück. Beide Knöpfe gehen erst, wenn du etwas geändert hast; solange steht in der Leiste „Ungespeicherte Änderungen“.
• Esc im Formular wirkt wie Verwerfen. Hast du etwas geändert, fragt das DMS vorher nach.
• Klickst du mit ungespeicherten Änderungen einen anderen Eintrag oder Bereich an oder schließt den Tab, fragt das DMS nach, ob du die Änderungen verwerfen willst.

Knöpfe wie Verbindung testen oder Jetzt prüfen stehen darüber im Formular; links in der Leiste steht, wo es das gibt, Löschen bzw. Entfernen.

Übersicht

Die Werkbank beginnt mit der Übersicht. Sie zeigt oben, was zu tun ist – jeweils mit einem Knopf in den passenden Bereich. Das gilt auch für Bereiche, die in deiner Vorlage ausgeblendet sind. Zum Beispiel:

• Sicherung fehlgeschlagen oder zu alt, Notfallblatt fehlt,
• Speicherplatz knapp oder voll,
• Wartungsmodus angekündigt oder aktiv,
• ein Notfallzugang ist noch aktiv,
• ein Postfach mit OAuth ist abgelaufen oder noch nicht angemeldet,
• kein Schlüssel für Passwörter oder Schlüsseldatei nicht auf eigenem Volume,
• Datenbank-Anbindung weicht ab oder braucht einen Neustart,
• im Einrichtungsassistenten übersprungene Schritte,
• Umgebungsvariablen, die nicht mehr nötig sind – je Variable mit Grund (feste Ordner, Datenbank-Anbindung in einer Datei, gespeicherte Kennung des Haushalts),
• E-Mail-Versand nicht eingerichtet,
• offene gemeldete Fehler,
• ein Paket, dem Pflicht-Einstellungen fehlen („… braucht noch Einstellungen“, mit Einstellungen ausfüllen) – etwa nach Später ausfüllen beim Installieren mehrerer Pakete,
• kein Paket für die Texterkennung installiert („Texterkennung ist jetzt ein Paket“, mit Jetzt installieren; deutlich, sobald Scans darauf warten),
• Dokumente mit Fehler in der Texterkennung,
• Aufgaben für die Administratoren und Mappen, die nicht zur Definition passen.

Darunter stehen Kacheln mit offenen Aufgaben, Warteschlange der Texterkennung, Papierkorb, Gemeldete Fehler, Bestand (Mappen, Dokumente, Speicher, Benutzer) und Version. Ist alles eingerichtet, steht dort „Alles eingerichtet“.

Die Zahl hinter Übersicht in der Leiste nennt die Hinweise, die Aufmerksamkeit brauchen.

Werkbank anpassen

Nicht jeder braucht jeden Bereich. Ein Haushalt fasst Nummernkreise, Postfächer oder das technische Protokoll vielleicht nie an. Unter Werkbank anpassen (ganz unten in der Leiste) legst du fest, welche Bereiche links stehen.

Ausblenden schaltet nichts ab

Ein ausgeblendeter Bereich läuft weiter. Ein Postfach holt weiter Post ab, die Sicherung läuft weiter. Direkte Links, die Hilfe und die Knöpfe der Übersicht führen weiterhin hin. Hinweise kommen immer durch: Hat ein ausgeblendeter Bereich ein Problem, zum Beispiel „Sicherung zu alt“, steht es in der Übersicht, und der Bereich erscheint mit seinem Hinweis in der Leiste.

Vorlagen für alle Administratoren:

• Haushalt: schlank, nur was ein Haushalt zum Einrichten und Sichern braucht. Neue Installationen beginnen damit.

• Betrieb: zusätzlich Nummernkreise, Automatisierungen, Suche, Darf weg, Datenschutz, Postfächer, Eingangsordner, Texterkennung, Anmeldeschutz, Designs, Protokoll, Gemeldete Fehler, Wartungsmodus.

• Alles: jeder Bereich. So bleibt es bei Installationen, die vor Version 0.70 eingerichtet wurden, bis du etwas anderes wählst.

Danach kannst du je Bereich abweichen:

• für alle: Der Bereich steht bei jedem Administrator in der Leiste.
• nur für mich: Der Bereich steht zusätzlich nur bei dir, zum Beispiel Protokoll, wenn du gern nachschaust, die anderen aber nicht.

Expertenmodus: Manche Bereiche braucht ein Haushalt selten, sie sind aber nützlich, wenn man tiefer einsteigen will – derzeit die Suche mit Tippfehlern und gleichbedeutenden Wörtern. Die Vorlage Haushalt blendet sie aus; mit dem Haken Expertenmodus – nur für mich erscheinen sie in deiner Leiste. Das gilt nur für dich und ist kein Recht – die anderen Administratoren sehen ihre eigene Leiste. In der Liste der Bereiche stehen sie mit „im Expertenmodus“. Bei Betrieb und Alles sind sie ohnehin zu sehen.

Ist ein ausgeblendeter Bereich eingerichtet, etwa ein Postfach oder die Anmeldung über einen Anbieter, steht dabei „eingerichtet, aber ausgeblendet“. Unten in der Leiste steht, wie viele Bereiche ausgeblendet sind. Ein Klick darauf zeigt sie vorübergehend alle.

Welchen Bereich brauche ich wofür?

Bereich	Wofür	In der Vorlage
Mappentypen	Eigene Arten von Mappen bauen	Haushalt, Betrieb
Ansichten	Die Sammlungen links in der Ablage ordnen	Haushalt, Betrieb
Nummernkreise	Fortlaufende Nummern, z. B. für Rechnungen	Betrieb
Stempel	Vorlagen für Stempel und Wasserzeichen beim Weitergeben	Haushalt, Betrieb
Automatisierungen	Abläufe nach dem Muster Wenn – Und – Dann einrichten: bei einem Ereignis oder Datum Felder setzen oder jemandem eine Aufgabe geben	Betrieb, Haushalt im Expertenmodus
Pakete	Fertige Mappentypen und Ansichten installieren	Haushalt, Betrieb
Suche	Tippfehler und gleichbedeutende Wörter (z. B. Kfz, Auto) für die Suche	Betrieb, Haushalt im Expertenmodus
Darf weg	Mappen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist (nur mit Archivmodus)	Betrieb
Benutzer	Benutzer und Rollen anlegen	Haushalt, Betrieb
Verschlüsselung	Den Schlüssel für Passwörter und Sicherungen	Haushalt, Betrieb
Datenschutz	Auskunft nach Art. 15 DSGVO an Kunden, Mieter und Kontakte als ZIP	Betrieb
Postfächer	Post aus einem E-Mail-Konto abholen	Betrieb
Eingangsordner	Scans aus einem Ordner übernehmen	Betrieb
WebDAV-Laufwerk	Die Ablage im Explorer, Finder oder in der Dateien-App einbinden und Dateien hineinlegen	Haushalt, Betrieb
Webhooks	Sehen und abschalten, wohin das DMS neue Post, Aufgaben und Fristen meldet (Hausautomatisierung), und Ziele freigeben	Haushalt, Betrieb
Texterkennung	Text in gescannten Dokumenten finden	Betrieb
Sicherung	Sicherungen einrichten und prüfen	Haushalt, Betrieb
Wiederherstellen	Eine Sicherung zurückspielen	Haushalt, Betrieb
Vollexport	Alle Daten in offenen Formaten mitnehmen	Haushalt, Betrieb
Papierkorb	Gelöschte Mappen zurückholen	Haushalt, Betrieb
E-Mail und Adresse	E-Mail-Versand und Adresse des DMS	Haushalt, Betrieb
Benachrichtigungen und Aufgaben	Die Tägliche Zusammenfassung und die Benachrichtigung für Favoriten einstellen, alle offenen Aufgaben im Blick behalten	Haushalt, Betrieb
Anmeldeschutz	Zwei-Faktor vorschreiben, Anmeldung über einen Anbieter, gesperrte Adressen	Betrieb
Designs	Logo, Farben und eigenes CSS	Betrieb
Datenbank-Anbindung	Die Verbindung zur Datenbank, lange Datenbankzugriffe und was gerade läuft	nur Alles
Technik	Version, Updates und die Übersicht für GitHub	Haushalt, Betrieb
Systemzustand	Sehen, wie es dem Server geht: Speicherplatz mit Warnschwellen, Auslastung von CPU, Arbeitsspeicher und Netzwerk	Haushalt, Betrieb
Protokoll	Das technische Protokoll lesen	Betrieb
Gemeldete Fehler	Fehler, die Benutzer gemeldet haben	Betrieb
Wartungsmodus	Benutzer vorübergehend aussperren	Betrieb
Wartungsoperationen	Einmalige Pflegearbeiten	nur Alles
Demo-Daten	Beispielmappen zum Ausprobieren	nur Alles