Versionen verstehen

Im Dateimanager auf dem PC kennst du das: Legst du eine Datei mit demselben Namen ab, ist die alte weg. Deshalb hängen viele etwas an den Namen – _v2, _alt, _final, ein Datum. Nach ein paar Monaten weiß niemand mehr, welche Datei die richtige ist.

Im DMS musst du nichts mehr umbenennen. Ein Dokument bleibt ein Dokument, und jede neue Fassung wird eine neue Version davon. Die alten Fassungen bleiben darunter liegen.

Nur wo die Versionierung eingeschaltet ist

Versionen gibt es in Registern, in denen ein Administrator die Versionierung eingeschaltet hat. Ob das so ist, siehst du am Knopf Ersetzen neben einem Dokument. Fehlt er, gibt es dort keine Versionen – oder du darfst die Mappe nur lesen.

Eine neue Fassung ablegen

Kommt zum Mietvertrag ein unterschriebener Nachtrag, ein neuer Scan oder eine korrigierte Rechnung:

1. Öffne die Mappe und das Register mit dem Dokument.
2. Klicke neben dem Dokument auf Ersetzen und wähle die neue Datei.
3. Fertig – ohne Mappe speichern. Am Dokument steht jetzt Version 2 (bzw. die nächste Nummer).

Die Mappe zeigt immer die neueste Version. Die alte ist nicht weg, sie liegt darunter. Der neue Dateiname darf anders sein, auch der Dateityp – aus Kassenbon.jpg darf Kassenbon.pdf werden.

Lädst du eine Datei mit gleichem Namen einfach hoch, fragt das DMS nach: Willst du sie als neue Version speichern (vorausgewählt) oder als eigenes Dokument mit Zähler, z. B. Rechnung (2).pdf? Ohne Versionierung lautet die Frage stattdessen: eigenes Dokument mit Zähler oder altes Dokument löschen und neues hochladen – dann ist das alte endgültig weg.

Ältere Versionen ansehen, herunterladen, zurückholen

Ein Klick auf Version 3 am Dokument zeigt alle Versionen: wann sie gespeichert wurde, von wem, woher sie kam, Dateiname und Größe.

• Ansehen (↗) öffnet eine ältere Version, ohne etwas zu ändern.
• Herunterladen speichert sie auf deinem Gerät.
• Zurückholen macht eine ältere Version wieder zur aktuellen: Sie wird als neue, höchste Version übernommen – aus Version 1 wird z. B. Version 4. Die Versionen dazwischen bleiben stehen; du kannst also jederzeit wieder zurück.

In der Historie der Mappe steht jede neue Version, z. B. „Version 3 (ersetzt Kassenbon.jpg)“ oder „Version 1 zurückgeholt“.

Was du wissen solltest

• Die Suche findet Text nur in der aktuellen Version.
• Begrenzte Zahl: Ein Administrator kann einstellen, dass nur die letzten soundso viele Versionen bleiben. Ältere löscht das DMS dann von selbst; sie lassen sich nicht mehr zurückholen.
• Dokument löschen entfernt es mit allen Versionen. Hat es ältere Versionen, fragt das DMS vorher nach und nennt ihre Zahl. Es kommt mit allen Versionen in den Papierkorb und lässt sich von dort zurückholen.
• Im Archivmodus (Aufbewahrungspflicht) lassen sich Dokumente vor Fristende nicht löschen; eine neue Fassung legst du dort als neue Version ab.

Version des Dokuments oder Version des DMS?

Das Wort „Version“ begegnet dir an zwei Stellen:

	Version eines Dokuments	Version des DMS
Was ist das?	eine Fassung einer Datei in einer Mappe	der Stand des Programms selbst, z. B. 0.73
Wo steht es?	am Dokument: Version 3	unter Neu in dieser Version und bei der Hilfe
Wer ändert es?	du, mit Ersetzen oder Zurückholen	ein Administrator, mit einem Update

Ein Update des DMS ändert nichts an deinen Dokumenten und ihren Versionen.

Mehr zu Dokumenten allgemein: Dokumente.