Benutzer und Rollen

Auch die Menschen, die das DMS nutzen, sind Mappen. So kann eine Mappe zeigen, wer sich um etwas kümmert – etwa, wer bei einem Vertrag die Kündigungsfrist im Blick hat.

Benutzer

In der Ansicht Benutzer hat jeder Benutzer seine Mappe. Name, E-Mail-Adresse, Rollen und ob der Zugang aktiv ist, stehen darin – zum Lesen. Geändert werden sie im eigenen Profil oder von einem Administrator.

Hat ein Administrator weitere Felder ergänzt (etwa eine Telefonnummer), kannst du sie wie in jeder anderen Mappe ausfüllen.

Benutzer-Mappen legt man nicht in der Ablage an und löscht sie dort auch nicht – das geschieht über die Benutzerverwaltung. Wer das DMS nicht mehr nutzt, wird deaktiviert; seine Mappe bleibt erhalten und heißt dann „… (ehemalig)“. So bleibt erkennbar, wer früher für etwas zuständig war.

Rollen

Eine Rolle fasst Benutzer zusammen, die für etwas zuständig sind – zum Beispiel „Eltern“, „Steuern und Finanzen“ oder „Haus und Garten“. Rollen sind ebenfalls Mappen, in der Ansicht Rolle.

• Anlegen: In der Ansicht Rolle auf + Neu, Namen eingeben, speichern. Der Name muss eindeutig sein. Fehlt + Neu, hat ein Administrator das Anlegen von Rollen eingeschränkt.
• Ändern und löschen wie jede andere Mappe. Haben Benutzer die Rolle, verlieren sie sie beim Löschen. Verweist noch ein Feld auf die Rolle (etwa „verantwortliche Rolle“ in einem Vertrag), lässt sie sich erst löschen, wenn dieser Verweis entfernt ist.
• Wer eine Rolle hat, zeigt das Register Benutzer der Rolle. Zuordnen kann das nur ein Administrator.

Administrator und Mitglied sind die Systemrollen: Sie ergeben sich aus dem Zugang des Benutzers und lassen sich weder umbenennen noch löschen.

Rollen und Rechte

Eine Rolle gibt von sich aus keine Rechte. Ein Administrator kann aber in den Berechtigungen festlegen, was eine Rolle darf – zum Beispiel, dass nur die „Eltern“ die Gehaltsabrechnungen sehen. Was für dich gilt, steht in deinem Profil unter Meine Rechte.

Verantwortliche eintragen

Hat ein Mappentyp ein Feld wie Verantwortlich, wählst du dort einen Benutzer oder – in einem eigenen Feld – eine Rolle aus, genau wie bei jedem anderen Verweis.

In der Mappe des Benutzers bzw. der Rolle erscheinen dann unter Verknüpfungen alle Mappen, für die sie verantwortlich sind.