Häufige Fragen

Ich sehe die Werkbank nicht.

Die Werkbank ist Administratoren vorbehalten. Als Mitglied arbeitest du nur in der Ablage.

Es gibt keine Ansicht für die Unterlagen, die ich ablegen will.

Neue Mappentypen richtet ein Administrator ein. Beschreib ihm, was du ablegen willst und welche Angaben dazugehören.

Der Knopf „+ Neu“ fehlt.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Von diesem Mappentyp legt man in der Ablage keine Mappen an – zum Beispiel Benutzer. Die legt ein Administrator in der Benutzerverwaltung an.
• Du darfst Mappen dieses Mappentyps nicht anlegen, oder du darfst in dieser Ansicht nicht anlegen. Beides legt ein Administrator in den Berechtigungen fest; was für dich gilt, steht im Profil unter Meine Rechte.
• Die Ansicht zeigt mehrere Mappentypen. Lege die Mappe dann in der Ansicht des einzelnen Mappentyps an.
• Bei Post heißt der Knopf + Post (siehe Post).

Ich kann eine Mappe nicht löschen.

Klicke neben dem ausgegrauten Mappe löschen auf Warum nicht? – dort steht der Grund:

• Es verweisen noch andere Mappen auf sie – dann zeigt das DMS, welche. Entferne dort zuerst den Verweis.
• Du darfst Mappen dieses Mappentyps nicht löschen. Das legt ein Administrator in den Berechtigungen fest.
• Der Mappentyp ist im Archivmodus, und die Aufbewahrungsfrist der Mappe läuft noch. Dann lässt sie sich erst nach dem Fristende löschen – von niemandem.

Ich kann ein Feld nicht ändern.

• Du darfst Mappen dieses Mappentyps nur lesen, nicht bearbeiten. Dann steht unten in der Mappe „Nur lesen“.
• Felder mit gestricheltem Rahmen sind nur zum Lesen, zum Beispiel Name und E-Mail-Adresse in der Mappe eines Benutzers. Daneben steht, wo sie geändert werden.
• Eine fortlaufende Nummer (z. B. eine Rechnungsnummer) vergibt das DMS beim ersten Speichern; danach kann sie niemand mehr ändern.
• Bei Post setzt das DMS Kanal und Zugeordnet zu selbst.

Ich sehe eine Mappe oder Ansicht nicht, die andere sehen.

Ein Administrator kann festlegen, wer welche Mappen lesen und welche Ansichten sehen darf – zum Beispiel nur die „Eltern“. Was du je Mappentyp darfst, steht im Profil unter Meine Rechte. Brauchst du Zugriff, frag den Administrator.

Eine Mappe ist plötzlich unter „Zu erledigen“.

Dann hast du an ihr eine offene Aufgabe. Was zu tun ist, steht oben in der Mappe. Mögliche Gründe:

• Zugewiesen: Jemand hat dir eine Aufgabe vergeben.
• Erwähnung: Jemand hat dich mit @ erwähnt.
• Frist oder Erinnerung: Ein Datum rückt näher, oder der Tag einer Erinnerung ist da.
• Vertretung: Jemand hat dich als Vertreter eingetragen, oder du vertrittst gerade jemanden.
• Post für dich: Bei neuer Post steht dein Name unter Für.
• Auskunft: Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO an diese Person wurde abgerufen (oder ihr Abruf-Link gesperrt).
• Passt nicht: Ihr Mappentyp wurde geändert, und die Mappe passt nicht mehr dazu.

Mehr unter Zu erledigen.

Ich habe versehentlich eine Mappe gelöscht.

Sie liegt im Papierkorb unterhalb von „Zu erledigen“. Öffne sie dort und klicke auf Wiederherstellen.

Ich habe ein Dokument ersetzt. Ist die alte Fassung weg?

Nicht, wenn das Register Versionen hat: Die alte Fassung liegt als ältere Version unter dem Dokument und lässt sich ansehen, herunterladen und zurückholen. Wie das geht, steht unter Versionen verstehen.

Die Suche findet einen Text aus einem PDF nicht.

Setze neben dem Suchfeld den Haken Volltext durchsuchen. Ist das Dokument gerade erst hochgeladen, steht daneben vielleicht noch Volltext: wartet – dann einen Moment warten. Bei ausgelassen oder Fehler kannst du es mit Erneut versuchen am Dokument noch einmal anstoßen; für manche Dateitypen gibt es aber keinen Volltext.

Die Spalten sind verrutscht oder eine ist verschwunden.

Im Profil unter Darstellung auf diesem Gerät → Standard-Darstellung wiederherstellen. Oder kurz auf den Griff zwischen den Spalten klicken – das klappt eingeklappte Bereiche wieder auf.

Die Schrift ist zu klein.

Menü unter deinem Namen → Mein Konto → Darstellung → Schriftgröße auf diesem Gerät → groß.

Ich sehe einen Hinweis „Wartung“.

Ein Administrator wartet das DMS, z. B. für ein Update. Speichere deine Arbeit, bevor der Countdown abläuft – dann wirst du abgemeldet. Anmelden kannst du dich wieder, sobald die Wartung vorbei ist; die Anmeldeseite sagt, wie lange es voraussichtlich dauert.

Oben steht „Das DMS ist gerade nicht erreichbar“.

Das DMS startet gerade neu, meist wegen eines Updates. Lass die Seite offen: Der Browser fragt selbst nach und zeigt „Das DMS ist wieder erreichbar“, sobald es weitergeht. Was du eingetragen hast, bleibt stehen. Speichere danach noch einmal, falls Speichern während der Pause nicht geklappt hat. Zeigt die Ansicht danach noch Fehler, wähle in der Leiste „Ansicht neu laden“.

Oben steht „Neue Version ist da“.

Das DMS wurde aktualisiert, während die Seite offen war. Sichere ungespeicherte Eingaben und wähle „Seite neu laden“ – erst dann passt die Oberfläche zur neuen Version.

Ich bin abgemeldet und meine letzten Änderungen fehlen.

Ein Administrator hat vermutlich eine Sicherung wiederhergestellt. Dann gilt der Stand der Sicherung – auch das Passwort aus dieser Zeit. Frag ihn, von wann die Sicherung ist; was danach geändert wurde, musst du ggf. noch einmal eintragen.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Passwort vergessen? unter der Anmeldung. Verschickt das DMS keine E-Mails, erzeugt dir ein Administrator einen Link.

Ich habe einen Fehler gefunden oder einen Wunsch.

Im Menü unter deinem Namen → Fehler melden (siehe Profil und Einstellungen). Wünsche gern auch direkt als Issue auf GitHub.