Begriffe

Hier steht, was die Wörter im DMS bedeuten. Oberfläche, Handbücher und Meldungen verwenden sie genau so.

Hinter jedem Begriff steht, wie gut ihn jemand versteht, der zum ersten Mal mit einem DMS arbeitet:

• ✓ Alltagswort: versteht man sofort.
• ~ mit Erklärung: Die Oberfläche erklärt es kurz, zum Beispiel mit ?.
• ✗ Fachwort: Dafür gibt es kein besseres Wort, oder es betrifft nur Fortgeschrittene.

Außerdem steht dort, wer dem Begriff begegnet: alle, nur Administratoren oder nur Fortgeschrittene (Expertenmodus, Technik).

Grundbegriffe

Ablage · ✓ Alltagswort · alle
Der Arbeitsbereich für alle Benutzer – mit Ansichten, Listen und Mappen.
Siehe auch: Werkbank, Ansicht.

Ablageort · ✓ Alltagswort · alle
Ein Platz, an dem Papier liegt – z. B. ein Ordner, eine Kiste, ein Schließfach oder „vernichtet“. Ablageorte liegen ineinander („zu Hause › Arbeitszimmer Schrank › roter Ordner“). Jedes DMS hat diesen Mappentyp; er lässt sich erweitern, aber nicht löschen.
Siehe auch: Verbleib Originaldokumente, Mappentyp.

Ansicht · ~ mit Erklärung · alle
Eine gespeicherte Auswahl von Mappen – welche Mappentypen, mit welchen Bedingungen. Ansichten stehen im Baum links in der Ablage. Wie etwas aussieht, heißt dagegen „Darstellung“.
Siehe auch: Unteransicht, Bedingung, Trefferliste.

Archivnummer · ✓ Alltagswort · alle
Nummer auf einem Aufkleber am Papieroriginal (z. B. A-000123), dieselbe steht am Dokument im DMS. Eindeutig je Haushalt; kommt aus dem Nummernkreis „Archivnummer“. Verbindet Papier und Dokument in beide Richtungen.
Siehe auch: Ablageort, Nummernkreis, Dokument.

Bedingung · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Filter einer Ansicht auf Feldwerte, Anzahlen, Fristen oder Persönliches, z. B. ein Feld gleich „aktueller Benutzer“ oder „ist mein Favorit“.

Darstellung · ✓ Alltagswort · alle
Der Bereich im Profil, in dem jeder einstellt, wie das DMS für ihn aussieht – das Design (für sein Konto), die Schriftgröße und die Breite der Bereiche (je Gerät).
Siehe auch: Design, Profil.

Dokument · ✓ Alltagswort · alle
Eine Datei, die im DMS in einem Dokumentenregister einer Mappe liegt. Hochgeladen wird eine Datei; im DMS ist sie ein Dokument. An einer E-Mail heißt sie Anhang.
Siehe auch: Version.

Eindeutig · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Feldwert, der in diesem Mappentyp nur einmal vorkommen darf, z. B. eine Rechnungsnummer.

Favoriten · ✓ Alltagswort · alle
Mappen, die ein Benutzer mit dem Stern markiert hat. Die Ansicht „Favoriten“ zeigt sie. Ein Favorit ist zugleich ein Abo – ändern andere die Mappe, gibt es eine gebündelte Benachrichtigung „Geändert“ (je Favorit abschaltbar).

Feld · ~ mit Erklärung · alle
Eine Angabe in einer Mappe, z. B. die Vertragsnummer. Jedes Feld hat eine Feldart – Text, Langtext, Formatierter Text, Zahl, Betrag, Datum, Ja/Nein, Auswahlliste, Verweis oder Passwort.
Siehe auch: Feldart, Pflichtfeld, Standardwert.

Feldart · ~ mit Erklärung · Administratoren
Welche Art von Angabe ein Feld aufnimmt, z. B. Datum oder Betrag. Die Oberfläche schreibt „Feldart“.

Filter (Titel) · ~ mit Erklärung · Administratoren
Formatiert einen Platzhalter in der Titel-Vorlage, z. B. nur das Jahr eines Datums oder gekürzter Text. Steht hinter einem senkrechten Strich, z. B. {datum|jahr}.
Siehe auch: Titel.

Format · ✓ Alltagswort · Administratoren
Was in einem Textfeld stehen darf – E-Mail, Telefon, Internetseite, IBAN oder PLZ. Neue und geänderte Angaben müssen passen, am Handy erscheint die passende Tastatur, E-Mail und Telefon lassen sich antippen. Gespeicherte Angaben bleiben gültig. Datumsfelder haben stattdessen Grenzen (frühestens, spätestens, auch „heute“).
Siehe auch: Feld, Feldart.

Kennung · ✗ Fachwort · Administratoren
Der feste, technische Name eines Felds, Registers, Mappentyps oder Nummernkreises, z. B. vertragsnummer. Nach dem Speichern bleibt er gleich, damit gespeicherte Werte, Links und Pakete passen.

Mappe · ✓ Alltagswort · alle
Die Grundeinheit des DMS, wie eine Pappmappe im Regal. Sie fasst Angaben, Dokumente und Verweise zu einem Ding zusammen, z. B. zu einem Vertrag, einer Rechnung oder einem Vertragspartner.
Siehe auch: Mappentyp, Register, Dokument.

Mappentyp · ~ mit Erklärung · Administratoren
Der Bauplan einer Mappe – welche Felder und Register sie hat, wie ihr Titel entsteht und wer was darf.
Siehe auch: Mappe, Feld, Systemmappentyp.

Niederlassung · ✓ Alltagswort · alle
Filiale, Zweigstelle, Praxis oder Außenstelle einer Organisation – mit eigener Anschrift und eigenem Telefon. Mappentyp aus dem Paket Basis (ab 1.1.0); gehört zu genau einer Organisation.
Siehe auch: Organisation, Person.

Organisation · ✓ Alltagswort · alle
Firma, Behörde, Bank, Praxis, Verein oder andere Stelle, mit der man zu tun hat. Mappentyp aus dem Paket Basis; andere Pakete verweisen darauf (Vertragspartner, Versicherer, Bank …).
Siehe auch: Niederlassung, Person.

Papierkorb · ✓ Alltagswort · alle
Gelöschte Mappen. Sie lassen sich wiederherstellen, bis die eingestellte Zahl an Tagen abgelaufen ist.

Person · ✓ Alltagswort · alle
Ein Mensch, mit dem man zu tun hat – Ansprechpartnerin, Arzt, Vermieter, Verwandte. Mappentyp aus dem Paket Basis (ab 1.1.0). Eine Person ist kein Benutzer und kann sich nicht anmelden.
Siehe auch: Benutzer, Organisation, Niederlassung.

Pflichtfeld · ✓ Alltagswort · alle
Ein Feld, das ausgefüllt sein muss, bevor die Mappe gespeichert werden kann.
Siehe auch: Eindeutig.

Profil · ✓ Alltagswort · alle
Die persönlichen Einstellungen des angemeldeten Benutzers, erreichbar über das Benutzermenü → „Mein Konto“.

Register · ~ mit Erklärung · alle
Ein Trennblatt in einer Mappe, z. B. Allgemein (mit Feldern), Dokumente, Verknüpfungen oder Historie. Notizen und Historie sind feste Register jeder Mappe.

Standardwert · ~ mit Erklärung · Administratoren
Die Vorbelegung eines Feldes beim Anlegen einer Mappe, auch mit Platzhaltern wie einem Nummernkreis.

Systemmappentyp · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Mappentyp, den das DMS selbst mitbringt – Benutzer, Rolle und Post.
Siehe auch: Mappentyp.

Titel · ✓ Alltagswort · alle
Der Anzeigename einer Mappe. Er wird aus einer Vorlage mit Feldwerten gebildet.

Trefferliste · ✗ Fachwort · Administratoren
Legt fest, welche Spalten eine Liste zeigt. Ein Mappentyp hat eine oder mehrere Trefferlisten; eine davon ist der Standard. Eine Ansicht oder ein Verknüpfungsregister wählt eine davon, sonst gilt der Standard. Zeigt eine Ansicht mehrere Mappentypen, stehen nur Trefferlisten mit gleicher Kennung in allen zur Wahl, mit den gemeinsamen Spalten.

Unteransicht · ~ mit Erklärung · Administratoren
Eine Ansicht unterhalb einer anderen. Sie erbt deren Berechtigungen.

Verbleib Originaldokumente · ✓ Alltagswort · alle
Das Feld an einer Mappe, das auf den Ablageort des Papiers zeigt. In allen Mappentypen mit derselben Kennung, damit gemeinsame Listen und Ansichten funktionieren.
Siehe auch: Ablageort.

Verknüpfungen · ~ mit Erklärung · alle
Das Register, das alle Mappen zeigt, die auf diese Mappe verweisen – die Gegenrichtung des Verweises.
Siehe auch: Verweis.

Version · ✓ Alltagswort · alle
Ein Dokument kann mehrere Versionen haben. Beim Ersetzen entsteht eine neue Version, die älteren bleiben darunter und lassen sich zurückholen. Nur in Registern mit Versionierung. Nicht zu verwechseln mit der Version des DMS.
Siehe auch: Dokument, Archivmodus, Version des DMS.

Verweis · ~ mit Erklärung · alle
Ein Feld, das auf andere Mappen zeigt, z. B. von einer Rechnung auf den Vertrag.
Siehe auch: Verknüpfungen, Verweisart.

Verweisart · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ob ein Verweis eine Zugehörigkeit ist („gehört zu“, z. B. eine Rechnung zum Vertrag) oder nur ein Bezug (z. B. der Aussteller). Die Mappe zeigt die Art am Verweis und in den Verknüpfungen.
Siehe auch: Verweis.

Werkbank · ~ mit Erklärung · Administratoren
Der Arbeitsbereich der Administratoren. Hier werden Mappentypen, Ansichten, Benutzer und Einstellungen gepflegt und das DMS betrieben.
Siehe auch: Ablage, Administrator, Werkbank anpassen.

Arbeiten in der Ablage

Abwesenheit · ✓ Alltagswort · alle
Ein Zeitraum, in dem ein Benutzer nicht da ist – mit einem Vertreter, der seine Aufgaben übernimmt.

Aktionen · ✓ Alltagswort · alle
Das Menü „Mappe ▾“ neben dem Titel einer Mappe – Aufgabe vergeben, Erinnern, Versenden, Exportieren und mehr. Hieß früher selbst „Aktionen“.

Anstehend · ✓ Alltagswort · alle
Die Ansicht mit meinen Fristen und Erinnerungen der nächsten Tage (Standard 30) – kommende und solche, die schon fällig sind und unter „Zu erledigen“ stehen.

Aufgabe · ✓ Alltagswort · alle
Etwas, das ein Mensch an einer Mappe tun soll. Arten sind Passt nicht, Erwähnung, Zugewiesen (von Hand vergeben), Post für dich, Frist, Erinnerung, Vertretung und Auskunft.
Siehe auch: Zu erledigen, Frist, Erinnerung, Auftrag.

Erinnerung · ✓ Alltagswort · alle
Eine von Hand gesetzte Aufgabe für einen bestimmten Tag (Mappe ▾ → Erinnern).

Erweiterte Suche · ✓ Alltagswort · alle
Ein Suchformular über die Felder mehrerer Mappentypen und den Text in Dokumenten.

Erwähnung · ✓ Alltagswort · alle
Die Nennung eines Benutzers mit @ in formatiertem Text. Sie erzeugt für ihn eine Aufgabe.

Export · ~ mit Erklärung · alle
Ausgewählte Mappen einer Ansicht als Excel, CSV, ZIP oder PDF herunterladen.
Siehe auch: Vollexport, Meine Daten exportieren, Sicherung.

Formatierter Text · ~ mit Erklärung · alle
Text mit Überschriften, Listen und Hervorhebungen (Markdown) – als Feldart und in Notizen.

Frist · ✓ Alltagswort · alle
Eine Aufgabe, die aus einem Datumsfeld mit Vorlauf entsteht, z. B. „Kündigen bis …“.
Siehe auch: Erinnerung, Anstehend.

Historie · ✓ Alltagswort · alle
Die Geschichte einer Mappe – Änderungen vorher und nachher, Dokumente, Papierkorb, Notizen, Aufgaben. Das technische Betriebsprotokoll heißt dagegen „Protokoll“.

Kanal · ✗ Fachwort · alle
Wie Post ins DMS kam oder hinausging. Das DMS setzt Hochgeladen, E-Mail, Ordner (Eingangsordner) und API selbst; Scan, Import und WebDAV lassen sich in der Liste von Hand wählen.

Link · ✓ Alltagswort · alle
Eine Adresse auf eine Ansicht oder Mappe, z. B. über „Link kopieren“ – auch lesbar über Mappentyp und Feldwerte. „Link“ steht nur für Adressen; Felder, die auf Mappen zeigen, heißen Verweis.

Neue Post · ✓ Alltagswort · alle
Die Ansicht mit Post, die noch nicht zugeordnet oder erledigt ist. Wer Post zugewiesen bekommt, hat zusätzlich die Aufgabe „Post für dich“.

Notiz · ✓ Alltagswort · alle
Ein Kommentar an einer Mappe.

Post · ✓ Alltagswort · alle
Alles, was ins DMS kommt oder hinausgeht – Scan, Upload, E-Mail. Post ist ein Systemmappentyp mit Kanal, Richtung und Stand.
Siehe auch: Neue Post, Zuordnen, Kanal, Richtung (Post), Stand (Post).

Richtung (Post) · ✓ Alltagswort · alle
Ob Post eingehend oder ausgehend ist. Mit „Per E-Mail versenden“ entsteht ausgehende Post.
Siehe auch: Post.

Stand (Post) · ✓ Alltagswort · alle
Wie weit Post bearbeitet ist – Neu (noch nicht bearbeitet), Zugeordnet (liegt bei einer passenden Mappe) oder Erledigt (nichts mehr zu tun).
Siehe auch: Post, Neue Post.

Vertretung · ✓ Alltagswort · alle
Ein Benutzer übernimmt während einer Abwesenheit die Aufgaben eines anderen. Der Vertreter bekommt dazu eine Aufgabe der Art „Vertretung“.

Volltext · ✗ Fachwort · alle
Der durchsuchbare Text in den Dokumenten – aus der Textebene der Datei oder aus der Texterkennung.
Siehe auch: Texterkennung, Erweiterte Suche.

Vorschaubild · ✓ Alltagswort · alle
Kleines Bild der ersten Seite neben einem PDF oder Bild in der Dokumentliste; entsteht im Hintergrund und wird nicht gesichert.
Siehe auch: Dokument.

Weitergeben · ✓ Alltagswort · alle
Eine Aufgabe einem anderen Benutzer übertragen.

Zu erledigen · ✓ Alltagswort · alle
Die oberste Ansicht. Sie zeigt die Mappen, an denen ich etwas tun soll (meine offenen Aufgaben).
Siehe auch: Aufgabe.

Zuordnen · ✓ Alltagswort · alle
Post einer vorhandenen oder neuen Mappe zuweisen. Die Dokumente wandern dabei in das Register der Mappe.

Verwaltung (Werkbank)

Administrator · ✓ Alltagswort · alle
Ein Benutzer mit Zugang zur Werkbank. Für ihn gelten keine Einschränkungen durch Berechtigungen.

Anmeldeschutz · ~ mit Erklärung · Administratoren
Sperre nach Fehlversuchen, gesperrte IP-Adressen, Vorgaben zur Zwei-Faktor-Anmeldung und die Anmeldung über einen Anbieter.

Anmeldung über einen Anbieter · ~ mit Erklärung · alle
Anmelden mit einem fremden Konto, z. B. Microsoft 365 (OpenID Connect).

Archivmodus · ~ mit Erklärung · Administratoren
Eine Einstellung je Mappentyp für Aufbewahrungspflichten – mit Versionen und einer Löschsperre bis zum Fristende.

Benutzer · ✓ Alltagswort · alle
Ein Konto, mit dem sich jemand anmeldet. Liegt als Systemmappe im DMS. Personen und Firmen, mit denen man zu tun hat (Kontakte), sind keine Benutzer, sondern gewöhnliche Mappen vom Mappentyp „Person“ bzw. „Organisation“ aus dem Paket Basis.

Berechtigungen · ✓ Alltagswort · Administratoren
Wer was darf. Am Mappentyp – Anlegen, Lesen, Bearbeiten, Löschen, Passwörter sehen – mit einem Standard plus Regeln; an der Ansicht – Sehen, Anlegen, Exportieren – mit Vererbung an die Unteransichten. Für Administratoren gelten sie nicht.

Betrieb · ✓ Alltagswort · Administratoren
Die Vorlage unter „Werkbank anpassen“ für Selbständige und kleine Betriebe – mit Nummernkreisen, Archivmodus, Postfächern und weiteren Bereichen. Geplant ist „Betrieb“ auch als Sprachprofil für Firmen (Gegenstück zu „Haushalt“).
Siehe auch: Werkbank anpassen, Haushalt.

Darf weg · ✓ Alltagswort · Administratoren
Die Liste der Mappen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Design · ✓ Alltagswort · Administratoren
Wie die Oberfläche aussieht – Logo, Schriftzug, Farben (hell, dunkel, hoher Kontrast oder nach Gerät) und eigenes CSS. Administratoren legen Designs unter Werkbank → Designs an und bestimmen den Standard; jeder Benutzer wählt seines im Profil unter „Darstellung“.
Siehe auch: Darstellung.

Dienstkonto · ~ mit Erklärung · Administratoren
Das Konto, mit dem ein Paket mit Code im DMS arbeitet, z. B. „Paket Texterkennung“. Es meldet sich nie an, steht nicht unter Benutzer, löscht nie und hat nur die Rechte aus dem Paket. In der Historie steht es dort, wo das Paket etwas geändert hat.
Siehe auch: Paket-Läufer, Benutzer.

Eingangsordner · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Ordner, den das DMS beobachtet, z. B. für „Scan to Folder“. Jede Datei darin wird Post.

Expertenmodus · ✗ Fachwort · Fortgeschrittene
Ein aufklappbarer Abschnitt unter Werkbank → Pakete, direkt unter den Knöpfen. Aufgeklappt zeigt er „Weitere Quellen“ und „Paket hochladen“ – für Paketentwickler und DMS ohne Internet. Zu Beginn zugeklappt; der Browser merkt sich je Benutzer, ob er offen ist.
Siehe auch: Paket, Paketkatalog.

Fehler nachstellen · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Administrator arbeitet vorübergehend unter dem Konto eines anderen Benutzers, um einen Fehler zu sehen. Zurück geht es mit „Zurück zum eigenen Konto“.

Nummernkreis · ✗ Fachwort · Administratoren
Fortlaufende Nummern nach einem Muster wie {jjjj}-R{zaehler:4} (ergibt z. B. 2026-R0001), etwa für Rechnungsnummern.

Paket · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein installierbares Bündel aus Mappentypen, Ansichten und Beispielen aus einem Paketkatalog, z. B. „Basis“. Ein Update ergänzt nur; es entfernt und ändert nichts.
Siehe auch: Paketkatalog, Expertenmodus, Paket-Läufer.

Paket-Läufer · ✗ Fachwort · Fortgeschrittene
Der Teil des DMS, der den Code von Paketen ausführt – abgeschottet in einem eigenen Prozess, mit Grenzen für Speicher und Zeit und nur mit den Rechten, die ein Administrator bei der Installation bestätigt hat. Netzwerk und Internet erreicht der Code nur unter den Adressen, die das Paket nennt – die Vorschau zeigt das als „kein Zugriff auf Netzwerk und Internet“ oder „Zugriff auf Netzwerk/Internet nur zu …“. Seinen Stand zeigt Werkbank → Pakete → Paket im Abschnitt „Paket-Läufer“.
Siehe auch: Paket, Dienstkonto.

Paketkatalog · ~ mit Erklärung · Administratoren
Die Liste der Pakete, die ein DMS installieren kann (eine Datei katalog.json im Internet). Das DMS fragt den offiziellen Katalog nur auf Knopfdruck ab („Katalog abrufen“). Weitere Kataloge trägt man im Expertenmodus unter „Weitere Quellen“ ein.
Siehe auch: Paket, Expertenmodus.

Postfach · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein angebundenes E-Mail-Konto (IMAP), aus dem das DMS Post abholt.

Regel · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ein Wenn-dann-Baustein der Berechtigungen – Bedingung, dann Recht erteilen oder entziehen, auf Wunsch mit Stopp.

Rolle · ~ mit Erklärung · Administratoren
Eine Gruppe von Benutzern, z. B. „Eltern“. Grundlage für Berechtigungsregeln. Nicht zu verwechseln mit der Systemrolle.
Siehe auch: Systemrolle.

Systemrolle · ~ mit Erklärung · Administratoren
Ob ein Benutzer Administrator oder Mitglied ist. Nur Administratoren kommen in die Werkbank.
Siehe auch: Rolle, Administrator.

Testlauf · ~ mit Erklärung · Administratoren
Prüft, welche Rechte ein bestimmter Benutzer am Ende hat.

Texterkennung · ~ mit Erklärung · Administratoren
Erkennt Text in Bildern und gescannten PDFs, damit er durchsuchbar wird.

Tägliche Zusammenfassung · ✓ Alltagswort · alle
Eine E-Mail, die einmal am Tag die offenen Aufgaben eines Benutzers auflistet – nur, wenn er welche hat und nicht abwesend ist. Administratoren schalten sie unter Werkbank → Einstellungen → Benachrichtigungen und Aufgaben ein; Uhrzeit und Wochentage wählt jeder im Profil.
Siehe auch: Aufgabe, Anstehend.

Werkbank anpassen · ~ mit Erklärung · Administratoren
Legt fest, welche Bereiche links in der Werkbank stehen – nach einer Vorlage („Haushalt“, „Betrieb“ oder „Alles“) und mit Abweichungen. Ausblenden schaltet nichts ab. Neue Installationen starten mit „Haushalt“; Installationen von vor dieser Einstellung zeigen alles.
Siehe auch: Werkbank, Übersicht, Betrieb.

Zwei-Faktor-Anmeldung · ~ mit Erklärung · alle
Ein zusätzlicher Code aus einer App bei der Anmeldung.

Übersicht · ✓ Alltagswort · Administratoren
Die erste Seite der Werkbank – was in diesem DMS gerade zu tun ist, mit Hinweisen, Stand und Bestand.
Siehe auch: Werkbank.

Betrieb und Sicherheit

API · ✗ Fachwort · Fortgeschrittene
Die Schnittstelle, über die Programme mit dem DMS arbeiten. Zugang mit einem persönlichen API-Schlüssel.

Auftrag · ✗ Fachwort · Administratoren
Arbeit, die das DMS im Hintergrund erledigt und deren Fortschritt man sieht, z. B. Demo-Daten erzeugen, Vollexport, Nummern nachträglich vergeben. Es läuft immer nur ein Auftrag. Arbeit für Menschen heißt Aufgabe.

Debug-Modus · ✗ Fachwort · Fortgeschrittene
Ein ausführlicheres technisches Protokoll für die Fehlersuche.

Demo-Daten · ✓ Alltagswort · Administratoren
Erzeugte Beispielmappen zum Ausprobieren und für Lasttests.

Einrichtungsassistent · ✓ Alltagswort · Administratoren
Die Schritte beim ersten Start des DMS.
Siehe auch: Einrichtungscode.

Einrichtungscode · ~ mit Erklärung · Administratoren
Der Code aus dem Protokoll des Containers, der die Einrichtung freischaltet.

Fingerabdruck · ~ mit Erklärung · Administratoren
Eine kurze Prüfkennung, an der man einen Schlüssel wiedererkennt.

Gemeldete Fehler · ✓ Alltagswort · Administratoren
Fehler, die Benutzer über „Fehler melden“ eingereicht haben (Werkbank → Gemeldete Fehler).

Haushalt · ✓ Alltagswort · Administratoren
Der Haushalt (oder die Firma), für den das DMS eingerichtet ist. Eine Installation ist ein Haushalt. „Mandant“ steht nur im Code und, wo technisch nötig, im Administratorhandbuch. Geplant: Je nach Sprachprofil soll es „Haushalt“ oder „Betrieb“ heißen.

Konsole · ✗ Fachwort · Fortgeschrittene
Der Befehl „dms“ im Container für Notfall und Betrieb.

Meine Daten exportieren · ✓ Alltagswort · alle
Ein Benutzer lädt im Profil seine eigenen Daten herunter.

Notfallblatt · ✓ Alltagswort · Administratoren
Ein PDF mit dem Schlüssel und einer Anleitung zur Wiederherstellung.

Probe-Wiederherstellung · ~ mit Erklärung · Administratoren
Prüft eine Sicherung, ohne die echten Daten anzutasten.

Protokoll · ~ mit Erklärung · Fortgeschrittene
Das laufende Betriebsprotokoll des Servers mit Modulen und Stufen (Werkbank → Protokoll). Die Geschichte einer Mappe heißt dagegen Historie.
Siehe auch: Historie.

Schlüssel · ~ mit Erklärung · Administratoren
Der geheime Schlüssel, mit dem Passwortfelder und Sicherungen verschlüsselt sind. Er liegt nie in der Datenbank. Der feste Name eines Felds heißt dagegen Kennung.
Siehe auch: Fingerabdruck, Notfallblatt.

Sicherung · ✓ Alltagswort · Administratoren
Eine verschlüsselte Gesamtsicherung, die sich in ein DMS zurückspielen lässt. Kein Export – ohne DMS nicht lesbar.
Siehe auch: Wiederherstellen, Probe-Wiederherstellung, Vollexport.

Speicherplatz · ✓ Alltagswort · Administratoren
Wie voll die Datenordner sind, mit Schwellen für Warnungen (unter Systemzustand).
Siehe auch: Systemzustand.

Systemzustand · ~ mit Erklärung · Administratoren
Wie es dem Server gerade geht – Speicherplatz mit Warnschwellen und die Auslastung von CPU, Arbeitsspeicher und Netzwerk (Werkbank → Wartung und Fehlersuche → Systemzustand). Gemeint ist der Zustand im Betrieb, nicht die Konfiguration.
Siehe auch: Speicherplatz.

Version des DMS · ✓ Alltagswort · alle
Der Stand des Programms, z. B. 0.73. Ein Update bringt eine neue Version des DMS; an Dokumenten und ihren Versionen ändert das nichts. Was neu ist, steht unter „Neu in dieser Version“.
Siehe auch: Version.

Vollexport · ~ mit Erklärung · Administratoren
Alle Daten in offenen Formaten, lesbar auch ohne DMS – damit niemand am DMS hängen bleibt.

Wartungsmodus · ~ mit Erklärung · Administratoren
Eine vorübergehende Sperre für Benutzer mit Ankündigung, z. B. während einer Wiederherstellung.

Wartungsoperationen · ✗ Fachwort · Administratoren
Einmalige Pflegearbeiten, z. B. Nummern nachträglich vergeben.

Wiederherstellen · ✓ Alltagswort · Administratoren
Eine Sicherung in ein DMS zurückspielen.

Noch offen

Manche Wörter stehen für mehr als eine Sache oder klingen zu ähnlich. Das wollen wir nach und nach klären. Bis dahin gelten die Begriffe oben.

Entschieden

Diese Fragen sind geklärt. Die alten Wörter stehen unten unter „nicht verwenden“.

1. „Aufgabe“ ist Oberbegriff und zugleich eine Art (31.10.2026)
Die Art heißt „Zugewiesen“; der Oberbegriff bleibt „Aufgabe“.

2. „Eingang“ ist nicht eingehende Post (31.10.2026)
„Eingang“ heißt „Zu erledigen“; „Eingangsordner“ bleibt.

3. „Protokoll“ für die Geschichte einer Mappe und für das Betriebsprotokoll (31.10.2026)
Mappe → „Historie“, Werkbank → „Protokoll“.

4. „Schlüssel“ für Verschlüsselung, Kennung eines Feldes und API-Schlüssel (31.10.2026)
Feld, Register, Mappentyp und Nummernkreis → „Kennung“; Verschlüsselung und API-Schlüssel bleiben „Schlüssel“.

5. „Sicht“ und „Ansicht“ liegen zu nah beieinander (31.10.2026)
„Sicht“ → „Ansicht“; im Profil „Darstellung auf diesem Gerät“; „Werkbank anpassen“; bei den Paketen „Expertenmodus“.

6. „Vertretung“ auch beim Fehler nachstellen („Vertretung beenden“) (31.10.2026)
„Zurück zum eigenen Konto“.

7. „Fehlermeldungen“ meint gemeldete Fehler (31.10.2026)
„Gemeldete Fehler“.

8. Verweis, Referenz, Verknüpfung, Link, Direktlink (31.10.2026)
Feldart „Verweis“, Register „Verknüpfungen“; Adressen heißen nur „Link“.

9. Export, Vollexport, persönlicher Export, Sicherung (31.10.2026)
Überall „Meine Daten exportieren“; die Sicherung steht im Handbuch klar als „kein Export“.

10. „Wartung“ dreifach – Werkbank-Gruppe „Wartung und Fehlersuche“, Wartungsmodus, Wartungsoperationen (1.11.2026)
Die Gruppe heißt weiter „Wartung und Fehlersuche“ (#354,

11. „Trefferliste“ am Mappentyp und an der Ansicht (31.10.2026)
Kein neues Wort. Der Mappentyp legt seine Trefferlisten fest, eine davon ist der Standard; eine Ansicht wählt eine davon, sonst gilt der Standard (siehe „Trefferliste“).

12. „Aufgabe“ und „Auftrag“ sind sehr nah (31.10.2026)
Beide Wörter bleiben. „Aufgabe“ ist Arbeit für Menschen, „Auftrag“ Arbeit, die das DMS im Hintergrund erledigt.

13. Mandant, Haushalt, Organisation, Firma (31.10.2026)
„Haushalt“ in allem, was Benutzer sehen; „Mandant“ nur im Code und wo technisch nötig.

14. Benutzer und Person (31.10.2026)
„Benutzer“ ist ein Konto zum Anmelden. Kontakte – Personen, Firmen, Behörden – sind gewöhnliche Mappen und keine Benutzer.

15. Übersicht, Zusammenfassung, Anstehend (31.10.2026)
Drei Begriffe mit je eigener Bedeutung – „Übersicht“ (erste Seite der Werkbank), „Tägliche Zusammenfassung“ (E-Mail mit offenen Aufgaben), „Anstehend“ (Ansicht mit Fristen und Erinnerungen).

16. Typ, Mappentyp, Feldart, Art (31.10.2026)
Konsequent „Mappentyp“ und „Feldart“.

17. Dokument, Datei, Anhang (31.10.2026)
Datei = was hochgeladen oder heruntergeladen wird, Dokument = was im DMS in einer Mappe liegt, Anhang = an einer E-Mail.

18. Version eines Dokuments und Version des DMS (31.10.2026)
Zwei Begriffe – „Version“ gehört zu einem Dokument, „Version des DMS“ ist der Stand des Programms. Erklärt auf der Seite „Versionen verstehen“.

19. Design, Darstellung, Theme (31.10.2026)
„Design“ legen Administratoren in der Werkbank an (Logo, Farben, eigenes CSS); „Darstellung“ ist der Bereich im Profil, in dem jeder sein Design, die Schriftgröße und die Breiten wählt. „Theme“ nicht verwenden.

20. „Neue Post“ als Ansicht und als Art einer Aufgabe (31.10.2026)
Die Aufgabenart heißt „Post für dich“; die Ansicht „Neue Post“ bleibt.

22. „Rolle“ für Administrator/Mitglied und für Gruppen wie „Eltern“ (31.10.2026)
„Systemrolle“ (Administrator, Mitglied) und „Rolle“ (Gruppen).

23. „Organisation“ für drei Dinge (31.10.2026)
„Organisation“ bleibt nur für den Mappentyp im Paket Basis. Die Werkbank-Vorlage und das geplante Sprachprofil für Firmen heißen „Betrieb“ (Paar Haushalt ↔ Betrieb).

Für alle, die Texte schreiben

Wer Oberfläche, Handbuch, Hilfetexte oder Release-Notizen schreibt, verwendet die Begriffe oben und nicht die Wörter in der Spalte „nicht verwenden“. Neue Begriffe kommen mit dem Release ins Glossar: docs/glossar.yml.

Begriff	nicht verwenden	im Code
Ablageort	–	ablageort
Abwesenheit	–	Abwesenheit
Administrator	Admin (in der Oberfläche)	–
Anmeldung über einen Anbieter	SSO, OIDC (in der Oberfläche)	–
Ansicht	Sicht, Filter, View	Sicht
Anstehend	–	Anstehend
Archivmodus	–	Archiv
Archivnummer	–	archivnummer
Aufgabe	Auftrag, Task, Todo	Aufgabe, AUFGABENARTEN
Auftrag	Job	Auftrag
Bedingung	–	Bedingung
Benutzer	User, Account	Benutzer
Berechtigungen	Permissions	Rechte
Betrieb	Organisation (für die Vorlage)	organisation (Vorlage)
Darstellung	Theme, Ansicht (für das Aussehen)	–
Design	Theme	–
Dienstkonto	Systembenutzer, Bot, technischer Benutzer	benutzer.art = 'dienst'
Dokument	–	Dokument
Erinnerung	–	Erinnerung
Erweiterte Suche	–	Suchformular
Expertenmodus	Erweiterte Ansicht	useExperteOffen
Fehler nachstellen	Impersonation, Vertretung beenden	Vertretung
Feld	–	Feld
Feldart	Feldtyp, Datentyp, Art (allein)	Feldtyp, FELDTYPEN, Feld.typ
Format	Validierung, Datentyp	Feld.format, Feld.landFeld, FELDFORMATE, shared/src/feldformate.ts
Gemeldete Fehler	Fehlermeldungen	–
Haushalt	Mandant (in der Oberfläche)	mandant, haushalt_id
Historie	Protokoll (an der Mappe), Verlauf	Historieneintrag
Kennung	Schlüssel (für Felder), Key	key, schluessel
Link	Direktlink, sprechender Link	Direktlink
Mappe	Akte, Ordner, Datensatz	Mappe
Mappentyp	Typ (allein), Vorlage, Klasse	Mappentyp
Meine Daten exportieren	Persönlicher Export	–
Niederlassung	Standort (verwechselbar mit Ablageort), Filiale (als Mappentyp – ist eine der Arten)	basis_niederlassung
Notiz	–	Notiz
Nummernkreis	–	Nummernkreis
Organisation	–	basis_organisation
Paket	Plugin, Erweiterung, App, Modul	InstalliertesPaket
Paket-Läufer	Code im Paket-Läufer, Plugin-Host	Paketlaeufer, PaketLaeufer
Paketkatalog	–	Katalog, OFFIZIELLER_KATALOG
Person	Kontakt (als Mappentyp), Benutzer (für Kontakte)	basis_person
Post	Posteingang, Inbox	–
Regel	–	Regel
Register	Tab, Reiter	Register
Rolle	Gruppe, Weitere Rollen	rolle (Systemtyp), Benutzer.rollen
Sicherung	Backup (in der Oberfläche)	–
Standardwert	Defaultwert	–
Systemmappentyp	–	Systemtyp
Systemrolle	Rolle (für Administrator/Mitglied)	Rolle, Benutzer.rolle
Systemzustand	Systemumgebung	–
Texterkennung	OCR (in der Oberfläche)	OcrStand
Trefferliste	–	Trefferliste
Tägliche Zusammenfassung	Übersicht per E-Mail, Digest	–
Unteransicht	Untersicht	–
Verbleib Originaldokumente	Lagerort, Standort (für Papier)	verbleib_original
Version	Revision, Stand (für Dokumente)	DokumentVersion
Version des DMS	Release (in der Oberfläche)	–
Vertretung	–	Abwesenheit.vertreterId, vertretung (Aufgabenart)
Verweis	Referenz, Link, Relation	referenz, Feld.zielTyp
Verweisart	–	Verweisart, VERWEISARTEN
Vorschaubild	Thumbnail, Miniatur	vorschau
Werkbank anpassen	–	WerkbankAnsicht, VORLAGEN
Zu erledigen	Eingang, Inbox, Posteingang	eingang
Zwei-Faktor-Anmeldung	2FA, MFA (in der Oberfläche)	–

Stand: 2026-10-31