Daten exportieren¶

Deine Daten gehören dir. Unter Werkbank → Vollexport schreibt Ablago alle Daten in offenen Formaten in einen Ordner, den du ohne Ablago lesen und mit anderen Programmen weiterverarbeiten kannst – du bist nie an Ablago gebunden.

	Wofür	Format
Sicherung	wiederherstellen in ein DMS	eigenes Format, verschlüsselt
Export einer Ansicht (Ablage)	ausgewählte Mappen weitergeben	Excel, CSV, ZIP, PDF
Vollexport	alles mitnehmen, Ausstieg, Weiterverarbeitung	offene Formate, ohne Ablago lesbar

Export starten¶

Werkbank → Vollexport zeigt, wie viele Mappen und Dateien es gibt, wie viel Platz nötig ist und wie viel frei ist.
Wähle, ob technische Protokolle und Passwörter mit sollen (siehe unten), und bestätige die Kontakte.
Export starten – die Arbeit läuft im Hintergrund, Ablago bleibt benutzbar.

Der Export landet im Ordner export/ neben den Sicherungen, z. B. /data/sicherung/export/dms-export-2026-10-31-14-05-00/. Von dort kopierst du ihn – oder lädst ihn mit Als ZIP herunterladen (bis 4 GB). Prüfen vergleicht jede Datei mit ihrem Prüfwert aus manifest.json. Löschen entfernt ihn.

Unverschlüsselt

Der Vollexport ist absichtlich nicht verschlüsselt – das ist sein Zweck. Bewahre ihn so sicher auf wie die Papierakten.

Aufbau¶

dms-export-2026-10-31-14-05-00/
  LIESMICH.md            Aufbau, Formate, Prüfskript
  manifest.json          Formatversion, Anzahlen, Größe und SHA-256 jeder Datei, wo jede Tabelle steht
  struktur/              Mappentypen, Ansichten, Nummernkreise, Pakete (pakete.json), Designs, Benutzer (ohne Passwörter)
  daten/
    <typ>.csv  .jsonl  .xlsx   je Mappentyp: eine Zeile je Mappe, eine Spalte je Kennung eines Felds
    verweise.csv           Mappe → Feld → Mappe
    dokumente.csv          alle Dokumente und älteren Versionen mit Pfad im Export
    notizen.jsonl, aufgaben.jsonl, erinnerungen.jsonl, historie.jsonl,
    papierkorb.jsonl, papierkorb-dokumente.jsonl, vertretungen.jsonl, favoriten.csv,
    loeschprotokoll.csv  (Löschprotokoll, ohne Inhalte)
  ablage/<Typ>/<Titel> [Id]/
    mappe.json  mappe.pdf  <Register>/<Datei>  <Datei>.txt  <Datei>.fassung.pdf  <Datei>.pdfa.pdf  <Register>/Versionen/
  uebersicht/<typ>.pdf   alle Mappen eines Typs
  kalender/fristen.ics   offene Fristen, Aufgaben mit Datum, Erinnerungen
  kontakte/<typ>.vcf     Kontakte (vCard 4.0)
  passwoerter.csv        nur mit ausdrücklicher Bestätigung
  protokolle/            nur, wenn gewählt

Formate¶

Text UTF-8; CSV nach RFC 4180 mit Komma und BOM (Excel erkennt UTF-8); Mehrfachwerte mit | getrennt.
Datum JJJJ-MM-TT, Zeitpunkte ISO 8601 in UTC; Zahlen mit Punkt; Beträge als Spalten <feld> und <feld>_waehrung.
Ids als UUID; Verweise doppelt: als Id (<feld>) und als Titel (<feld>_titel).
JSON Lines: eine Mappe bzw. ein Eintrag je Zeile, verlustfrei.
Dokumente im Original, nicht umgewandelt; ältere Versionen unter Versionen/ (v1 Rechnung.pdf). Hat ein Paket eine Datei umgewandelt (z. B. einen TIFF-Scan in ein PDF), liegt die Fassung daneben als <Datei>.fassung.pdf (bzw. .png, .jpg); dokumente.csv nennt sie in der Spalte fassung (seit 0.140.1).
Archivfassung (PDF/A) (seit 0.149): Hat ein Paket zu einem Dokument eine Archivfassung abgelegt, liegt sie als <Datei>.pdfa.pdf daneben; in daten/dokumente.csv steht ihr Pfad in der letzten Spalte archivfassung (original, wenn das Original schon PDF/A ist). Die Auskunft nach Art. 15 enthält keine Archivfassungen.
Formatversion steht im Manifest; Änderungen am Format stehen in den Release Notes.

manifest.json nennt unter tabellen für jede Tabelle der Datenbank, wo sie im Export steht – oder warum nicht (z. B. Sitzungen, API-Schlüssel, Zugangsdaten für Mail und Postfächer). Ein Test sorgt dafür, dass keine neue Tabelle unbemerkt fehlt.

Passwörter¶

Passwortfelder stehen nie in den Daten – nur „gesetzt“. Wählst du Passwortfelder im Klartext und bestätigst ausdrücklich, kommt passwoerter.csv dazu, im CSV-Format von Bitwarden (lässt sich auch in KeePassXC importieren). Das steht im Protokoll. Importiere die Datei und lösche sie danach – unter Vorhandene Exporte ist ein solcher Export rot markiert („Enthält Passwörter im Klartext“), weil er unverschlüsselt im Sicherungsordner liegt. Schlüssel, Zugangsdaten (Datenbank, Mail, Postfächer), API-Schlüssel und Sitzungen sind nie dabei.

Kontakte als vCard¶

Ablago schlägt Mappentypen vor, die nach Kontakten aussehen (Felder wie Name, E-Mail, Telefon, Adresse), und ordnet die Felder zu. Prüfe die Zuordnung vor dem Export; abgewählte Mappentypen bekommen keine vCard.

Meine Daten exportieren¶

Jeder Benutzer kann unter Profil → Konto → Meine Daten exportieren einen eigenen Export anstoßen – im selben Aufbau, aber nur mit den Mappen, die er lesen darf, seinen eigenen Aufgaben, Erinnerungen, Favoriten und Papierkorb-Einträgen. Ansichten, Nummernkreise und andere Benutzer fehlen; Passwörter nur aus Mappen, in denen er Passwörter sehen darf, und nur mit Bestätigung. Er liegt unter export/persoenlich/<Benutzer-Id>/; ein neuer Export ersetzt den alten. Abschalten lässt sich das unter Werkbank → Vollexport im Abschnitt Meine Daten exportieren mit dem Haken Benutzer dürfen ihre eigenen Daten exportieren. Solange ein Administrator über Fehler nachstellen als ein Benutzer arbeitet, gibt es für diesen Benutzer keinen eigenen Export.

Weiterverarbeiten¶

Excel/LibreOffice: daten/<typ>.xlsx öffnen – oder die .csv.
Python: pandas.read_csv("daten/rechnung.csv"); JSON Lines Zeile für Zeile mit json.loads.
Kalender: kalender/fristen.ics in Outlook, Google, Apple oder Thunderbird importieren.
Anderes DMS: ablage/ enthält alle Dateien in lesbaren Ordnern, die Metadaten in mappe.json.
Vollständig? Das Skript in LIESMICH.md prüft alle Dateien gegen das Manifest – ohne Ablago.