Sicherung

Wie du eine Sicherung wieder einspielst und wie Ablago sie wöchentlich probeweise einspielt, steht unter Wiederherstellen.

Unter Werkbank → Sicherung legt Ablago Sicherungen selbst an: die ganze Datenbank und alle Dateien zum selben Zeitpunkt, verschlüsselt, ohne dass jemand aufhören muss zu arbeiten.

Eine Sicherung spielst du mit Ablago wieder ein. Möchtest du deine Unterlagen zusätzlich so haben, dass du sie auch ohne Ablago lesen kannst – etwa zum Mitnehmen in ein anderes Programm –, nimm den Vollexport in offenen Formaten.

Was eine Sicherung enthält

Jede Sicherung besteht aus zwei Dateien im Sicherungsordner, z. B.:

Datei	Inhalt
2026-10-29_0200-automatisch.dms-sicherung	Datenbank und alle Dateien (Dokumente, umgewandelte Fassungen, Logos, Bilder gemeldeter Fehler), gepackt und verschlüsselt
2026-10-29_0200-automatisch.json	Metadaten, lesbar: Haushalts-Id (Feld haushaltId), Versionen (Ablago, Datenbank-Stand, PostgreSQL, Node.js, Betriebssystem, Architektur), Art, Beginn und Dauer, Anzahl Mappen, Dokumente, Benutzer und umgewandelter Fassungen (Feld anzahl.fassungen), Größen, Verschlüsselung mit Fingerabdruck des Schlüssels und die SHA-256-Prüfsumme der Sicherungsdatei

• Verschlüsselt wird mit AES-256-GCM. Der Schlüssel dafür wird aus dem Schlüssel unter Werkbank → Verschlüsselung abgeleitet – derselbe wie für Passwortfelder. Ohne diesen Schlüssel ist eine Sicherung nicht lesbar. Er steht nie in der Sicherung, nur in der Schlüsseldatei und auf dem Notfallblatt.
• Angemeldete Sitzungen gehören nicht dazu: Nach einer Wiederherstellung meldet sich jeder neu an.
• Die umgewandelten Fassungen von Paketen (z. B. ein TIFF-Scan als PDF, siehe Andere Dateitypen) gehören seit Version 0.140.1 dazu, mit der Angabe, welches Paket sie erzeugt hat. Nach einer Wiederherstellung sind Fassung, Volltext und Vorschau so da wie vorher – auch wenn das Paket nicht mehr installiert ist oder eine neuere Version heute anders umwandeln würde.
• Die Archivfassungen (PDF/A) von Paketen (siehe Archivfassung) gehören seit Version 0.149 ebenso dazu, mit Stand und den Wortpositionen der Texterkennung. Die Metadaten nennen ihre Zahl (anzahl.archivfassungen); die Probe-Wiederherstellung prüft jede gegen ihren Prüfwert.
• Die Vorschaubilder der Dokumente gehören nicht dazu – sie entstehen nach einer Wiederherstellung von selbst neu (aus der Datei bzw. der Fassung), und nichts verweist auf sie. Der Grundsatz: Im Zweifel kommt etwas in die Sicherung; draußen bleibt nur, was sich jederzeit gleich neu erzeugen lässt.
• Die Datenbank liest Ablago selbst – unabhängig von der PostgreSQL-Version. Eine Sicherung taugt deshalb auch für den Wechsel auf eine neue Hauptversion von PostgreSQL.
• Ein Prüfwort (ein bekanntes Wort, verschlüsselt in der Datenbank) zeigt nach einer Wiederherstellung, ob der richtige Schlüssel greift.

Ohne Schlüssel lässt sich keine Sicherung anlegen; die Seite weist dann auf die Verschlüsselung hin.

Jetzt sichern

Oben im Abschnitt steht der Stand in einer Zeile: letzte Sicherung, Anzahl und Größe der Sicherungen, nächster Termin laut Zeitplan, freier Platz und wann das Notfallblatt heruntergeladen wurde.

Jetzt sichern startet eine Sicherung im Hintergrund, mit Fortschritt. Du kannst die Seite verlassen. Ist weniger Platz frei als der Mindest-Speicherplatz, beginnt keine Sicherung.

Die Liste zeigt alle Sicherungen im Ordner mit Zeitpunkt, Art, Größe und Inhalt. Prüfen rechnet die Prüfsumme der Datei nach und vergleicht sie mit der aus den Metadaten – „unverändert“ heißt: Die Datei ist so, wie Ablago sie geschrieben hat. Löschen entfernt beide Dateien.

Im Container geht das auch ohne Browser mit dem Befehl dms: dms sicherung listet die Sicherungen, dms sicherung jetzt startet eine, dms sicherung pruefen <name> prüft eine.

Zeitplan und Aufbewahrung

• Automatisch sichern täglich oder wöchentlich zu einer Uhrzeit (z. B. täglich 02:00). War Ablago zu der Zeit aus, sichert es, sobald es wieder läuft – aber nur am selben Tag. Eine verpasste Sicherung vom Vortag holt es nicht nach; es sichert erst wieder zum nächsten geplanten Termin. Mehr als eine automatische Sicherung am Tag gibt es nie.
• Einschalten lässt sich der Zeitplan erst, wenn das Notfallblatt heruntergeladen ist – ohne den Schlüssel darauf wäre jede Sicherung wertlos.
• Aufbewahrung (Standard 7 tägliche / 4 wöchentliche / 12 monatliche): Von den automatischen Sicherungen bleibt je Tag, je Woche und je Monat die neueste, so viele wie eingestellt; ältere entfernt Ablago nach jeder automatischen Sicherung. Von Hand angelegte Sicherungen bleiben, bis du sie löschst.
• Lokal nur die neueste behalten (seit 0.142): Statt der Aufbewahrung bleibt nur die neueste automatische Sicherung im Ordner – für knappen Platz, wenn eine Kopie außer Haus entsteht. Eine Sicherung, deren Kopie gerade läuft, bleibt stehen, bis sie angekommen ist (höchstens 2 Tage). „Lokal keine“ gibt es nicht.
• Mindest-Speicherplatz (Standard 1 GB): Ist im Sicherungsordner weniger frei, beginnt keine Sicherung; das steht als Hinweis in der Werkbank und im Protokoll.
• Im aktiven Wartungsmodus pausiert die automatische Sicherung.

Später

Sicherungen, die nur neue Dateien enthalten, sparen Platz, machen die Wiederherstellung aber zu einer Kette. Das kommt erst, wenn der Platz drückt.

Speicherplatz

Die Seite zeigt, wie groß Dokumente und Datenbank heute sind, eine Hochrechnung für die gewählte Aufbewahrung (jede Sicherung ist vollständig; die Datenbank lässt sich gut packen, Dokumente kaum), wie viel die Sicherungen belegen und wie viel im Ordner frei ist. Wird es knapp – weniger frei als der Mindest-Speicherplatz oder als zwei weitere Sicherungen –, warnt sie. Unabhängig davon überwacht Werkbank → Systemzustand alle Ordner von Ablago mit Warnschwelle und Grenze.

Hinweise bei Problemen

Die Übersicht der Werkbank zeigt einen Hinweis, wenn

• die letzte Sicherung fehlgeschlagen ist,
• die letzte erfolgreiche älter als 2 Tage ist (oder es noch keine gibt),
• das Notfallblatt fehlt oder zu einem früheren Schlüssel gehört,
• der Sicherungsordner kein eigenes Volume ist oder auf derselben Platte liegt wie die Dokumente,
• die Kopie außer Haus fehlgeschlagen ist oder seit mehr als 2 Tagen keine neuere Sicherung dort ankam.

Schlägt eine Sicherung fehl, bekommen alle Administratoren eine E-Mail – auch ohne Zeitplan, etwa bei Jetzt sichern. Ist die letzte erfolgreiche Sicherung zu alt, kommt die E-Mail nur, wenn der Zeitplan an ist. Es kommt eine E-Mail je Vorfall (nicht stündlich) – sofern der E-Mail-Versand eingerichtet ist. Alles steht auch im Protokoll, Modul sicherung.

Speicherort

Der Sicherungsordner ist in den Compose-Vorlagen ein eigenes Volume – bei zwei Containern wie bei dms-komplett:

volumes:
  - /volume1/docker/dms/sicherung:/data/sicherung

Liegt er auf derselben Platte wie Datenbank und Dokumente, nützt die Sicherung nichts, wenn diese Platte ausfällt. Die Werkbank warnt, wenn sie das erkennt (gleiche Platte wie die Dokumente; die Platte der Datenbank sieht Ablago nicht). Halte dich an die 3-2-1-Regel:

• 3 Kopien deiner Daten: das laufende Ablago und zwei Sicherungen,
• auf 2 verschiedenen Medien, z. B. NAS und USB-Platte,
• 1 Kopie außer Haus, z. B. in der Cloud oder bei Verwandten.

Ablago schreibt nur in den Sicherungsordner. Weiterkopieren lässt du ihn vom NAS, zum Beispiel:

• Synology: Hyper Backup mit dem Ordner docker/dms/sicherung als Quelle, Ziel USB-Platte oder Cloud (C2, S3, …).
• UGREEN, QNAP und andere: die Sicherungs-App des NAS (z. B. Hybrid Backup Sync) oder eine Synchronisation auf eine USB-Platte.
• Alternativ den Sicherungsordner gleich auf eine zweite Platte des NAS legen (/volume2/…) und diese weiterkopieren.

Ohne Sicherungs-App – etwa auf einem Raspberry Pi oder einem gemieteten Server – bringt ein Paket wie Sicherungsziel WebDAV jede Sicherung selbst außer Haus und prüft sie dort, siehe Sicherung außer Haus.

Da die Sicherungen verschlüsselt sind, dürfen sie auch in eine Cloud. Das Notfallblatt mit dem Schlüssel gehört nicht dorthin.

Notfallblatt

Notfallblatt herunterladen (hier und unter Verschlüsselung) erzeugt ein PDF mit allem, was du nach einem Ausfall brauchst:

• Name des Haushalts, Haushalts-Id, Adresse, Ablago-Version und Datum,
• den Schlüssel in Vierergruppen zum Abschreiben und seinen Fingerabdruck,
• wo die Sicherungen und die Schlüsseldatei liegen,
• die Schritte zur Wiederherstellung auf einem neuen System – auch: „Startet Ablago nicht mehr, ein älteres Image ziehen“,
• den Hinweis auf das Datenbank-Passwort (ohne den Wert),
• seit 0.142 das Ziel der Kopie außer Haus (Paket und Adresse, ohne Passwort).

Wo das Datenbank-Passwort steht, hängt von der Vorlage ab:

Vorlage	Datenbank-Passwort
allgemeine Vorlage (deploy/nas)	in der Datei .env neben der Compose-Datei (DB_PASSWORD)
Synology, UGREEN, QNAP, TrueNAS, Unraid	oben in der Compose-Datei (x-passwort)
dms-komplett	keins – die Datenbank ist nur im Container erreichbar

Das Blatt selbst nennt immer die .env. Für ein neues System genügt ohnehin ein neues Passwort.

Aufbewahren: ausgedruckt an einem sicheren Ort (z. B. bei den Familienunterlagen) oder als PDF in einem Passwortsafe – auf jeden Fall getrennt vom NAS und nicht neben den Sicherungen. Wer das Blatt hat, kann die Sicherungen lesen.

Jeder Download steht im Protokoll (ohne den Schlüssel). Ändert sich der Schlüssel (Schlüssel wechseln), weist die Werkbank darauf hin, ein neues Notfallblatt zu erstellen; ältere Sicherungen brauchen weiterhin das alte – bewahre es auf, solange es solche Sicherungen gibt. In der Liste tragen sie den Hinweis „früherer Schlüssel“; mit Sicherungen mit früherem Schlüssel löschen entfernst du sie alle auf einmal. Die Probe-Wiederherstellung braucht den aktuellen Schlüssel – Sicherungen mit früherem Schlüssel lassen sich nicht probeweise einspielen.

Für Selbstständige und Vermieter

Wie Sicherung, Historie und Berechtigungen zusammen eine geordnete Belegablage ergeben, beschreibt die Vorlage für die Verfahrensdokumentation.