Nummernkreise

Ein Nummernkreis vergibt fortlaufende Nummern, z. B. Rechnungsnummern wie 202610-R0000001. Du legst ihn unter Werkbank → Nummernkreise an und nutzt ihn in einem Textfeld eines Mappentyps.

Bereich nicht in der Leiste?

Dieser Bereich gehört zur Werkbank-Vorlage Betrieb. In der Vorlage Haushalt, mit der neue Installationen beginnen, ist er ausgeblendet. Einblenden kannst du ihn unter Werkbank anpassen, für alle oder nur für dich. Ausgeblendet heißt nicht abgeschaltet: Der Bereich arbeitet weiter, und seine Hinweise stehen immer in der Übersicht.

Anlegen

Angabe	Bedeutung
Name	z. B. „Rechnungsnummern“
Kennung	z. B. rechnungsnummer; nach dem Anlegen fest
Muster	Text mit Platzhaltern, z. B. {jjjj}{mm}-R{zaehler:7}
Startwert	erster Zähler eines Zeitraums, meist 1 oder 0

Platzhalter im Muster:

Platzhalter	wird zu
{jjjj} / {jj}	Jahr, vierstellig / zweistellig
{mm}	Monat, zweistellig
{tt}	Tag, zweistellig
{zaehler}	Zähler, so lang wie nötig
{zaehler:7}	Zähler mit führenden Nullen auf 7 Stellen

Alles andere bleibt stehen. Das Datum ist der Tag, an dem die Nummer vergeben wird (Zeitzone Europe/Berlin).

Wann der Zähler neu beginnt, ergibt sich aus dem Muster: mit {tt} täglich, mit {mm} monatlich, mit {jjjj} oder {jj} jährlich, ohne Datum nie. Jeder Zeitraum hat seinen eigenen Zählerstand.

Ein geändertes Muster gilt nur für neue Nummern. Die Zählerstände gehören zur Sicherung.

Im Mappentyp verwenden

Trage im Standardwert eines Textfelds {nummernkreis:rechnungsnummer} ein. Dann:

• bekommt jede neue Mappe beim ersten Speichern die nächste Nummer – auch über die Schnittstelle. Beim Anlegen zeigt das Formular „Wird beim Speichern vergeben“.
• ist das Feld schreibgeschützt: Niemand kann die Nummer ändern, auch nicht über die Schnittstelle.
• verbraucht ein Speichern, das scheitert (z. B. weil ein Pflichtfeld fehlt), keine Nummer. Gleichzeitiges Speichern ergibt nie dieselbe Nummer.
• behält eine gelöschte Mappe ihre Nummer, auch im Papierkorb; sie wird nicht neu vergeben.

Eindeutig am Feld schadet nicht und ist eine zusätzliche Absicherung.

Stand und Zählerstand

Beim Nummernkreis stehen die nächste Nummer, die zuletzt vergebenen Nummern und die Felder, die ihn verwenden. Mit Zählerstand setzen legst du den Zähler der nächsten Nummer im aktuellen Zeitraum fest – etwa beim Umstieg aus einem anderen Programm. Das steht im Protokoll.

Löschen geht nur, wenn kein Feld den Nummernkreis mehr verwendet.

Nummern nachträglich vergeben

Mappen, die es schon gab, bevor das Feld den Nummernkreis bekam, haben keine Nummer. Unter Werkbank → Wartungsoperationen → Nummern nachträglich vergeben wählst du das Feld; Ablago zeigt, wie viele Mappen betroffen sind und welche Nummern entstehen (von … bis …), und vergibt sie dann in der Reihenfolge des Anlegens. Als Datum gilt der heutige Tag. Die Arbeit läuft im Hintergrund und steht im Protokoll.

Archivnummern und Aufkleber

Den Nummernkreis Archivnummer gibt es in jeder Ablago-Installation. Er vergibt die Nummern für Aufkleber auf Papieroriginalen (Muster am Anfang A-{zaehler:6}, also A-000001). Wie Benutzer die Nummer am Dokument eintragen und wiederfinden, steht im Benutzerhandbuch unter Dokumente → Archivnummer.

Unter Werkbank → Nummernkreise → Archivnummer → Aufkleber drucken:

1. Anzahl (bis 500).
2. Etikettenformat (A4): 48,5 × 25,4 mm (40 je Bogen), 38,1 × 21,2 mm (65 je Bogen) oder 70 × 37 mm (24 je Bogen).
3. Beginnen bei Feld – für einen angebrochenen Bogen: 1 ist oben links, gezählt wird zeilenweise.
4. Aufkleber als PDF lädt die Datei herunter.

Jeder Aufkleber trägt einen Barcode (Code 128) mit DMS-ASN: vor der Nummer und darunter die Nummer zum Lesen. Drucke mit 100 %, nicht „an Seite anpassen“, sonst passen die Aufkleber nicht auf die Felder.

Gedruckte Nummern gelten als vergeben – auch wenn du den Bogen nicht benutzt. Der Kreis zählt einfach weiter; Lücken sind kein Problem. Muster und Startwert darfst du ändern (z. B. ASN-{jjjj}-{zaehler:4}); löschen lässt sich dieser Nummernkreis nicht.

Im Protokoll steht, wer wann welche Nummern erzeugt hat.