Aufgaben

Eine Aufgabe sagt, dass an einer Mappe jemand etwas tun soll. Jede Mappe mit einer offenen Aufgabe steht bei ihrem Empfänger unter Zu erledigen – „Zu erledigen“ ist damit die Liste der eigenen Aufgaben. Wie Benutzer damit arbeiten, beschreibt das Benutzerhandbuch.

Aufgaben entstehen auf diesen Wegen:

Art	Entsteht	Empfänger	Erledigt
Passt nicht	wenn eine Mappe nach einer Änderung am Mappentyp nicht mehr passt	wer die Mappe angelegt hat (sonst die Administratoren)	von selbst, sobald die Mappe wieder passt
Erwähnung	wenn jemand in einem formatierten Text mit @ einen Benutzer erwähnt	der Erwähnte	per Knopf Erledigt
Zugewiesen	von Hand über Mappe ▾ → Aufgabe vergeben an der Mappe	ein gewählter Benutzer	per Knopf Erledigt
Frist	vor dem Datum eines Datumsfelds mit Erinnerung	Benutzer im gewählten Feld, sonst wer die Mappe angelegt hat	per Knopf Erledigt, oder von selbst, wenn sich das Datum ändert
Erinnerung	am gewählten Tag nach Mappe ▾ → Erinnern an der Mappe	der gewählte Benutzer	per Knopf Erledigt
Vertretung	wenn für einen Benutzer eine Abwesenheit mit Vertreter eingetragen wird	der Vertreter; die Aufgabe hängt an der Benutzer-Mappe des Abwesenden	von selbst, sobald die Abwesenheit endet oder sich Zeitraum oder Vertreter ändern; oder per Knopf Erledigt
Post für dich	wenn bei neuer Post ein Benutzer unter Für steht	der Benutzer bei Für	von selbst, sobald die Post zugeordnet, erledigt oder weitergegeben ist
Auskunft	wenn eine Person ihre Auskunft über den Abruf-Link heruntergeladen hat oder der Link nach Fehlversuchen gesperrt wurde	wer den Link bzw. die Auskunft erstellt hat und wer die Mappe der Person als Favorit hat (sofern die Benachrichtigung für den Favoriten an ist)	per Knopf Erledigt; solange sie offen ist, kommt für denselben Link keine zweite
Geändert	wenn jemand eine Mappe ändert, die andere als Favorit haben (Favorit = Abo)	wer die Mappe als Favorit hat, lesen darf und die Benachrichtigung nicht abgeschaltet hat – nie der, der geändert hat	von selbst beim Öffnen der Mappe, oder per Knopf Erledigt; bis dahin zählt sie nur hoch

• Empfänger sind immer Benutzer, keine Rollen – eine Aufgabe für alle bleibt sonst gern liegen.
• Wer sich selbst erwähnt, bekommt keine Aufgabe; erneutes Speichern erzeugt keine zweite. Wird eine Erwähnung wieder entfernt, bleibt die Aufgabe offen; in der Historie der Mappe steht, dass sie entfernt wurde.
• Weitergeben dürfen der Empfänger selbst und Administratoren; das steht in der Historie der Mappe. Mehrere auf einmal gehen in Werkbank → Benachrichtigungen und Aufgaben und für die eigenen unter Profil → Abwesenheit.

Werkbank → Benachrichtigungen und Aufgaben

Alles rund um Aufgaben und die Mails dazu steht an einer Stelle: Werkbank → Einstellungen → Benachrichtigungen und Aufgaben.

In der Mitte steht oben die Tägliche Zusammenfassung, darunter alle offenen Aufgaben aller Benutzer mit Mappe, Art, Datum und Empfänger. Über die Auswahl unter einer Aufgabe gibst du sie an jemand anderen weiter. Wählst du eine Aufgabe, steht rechts ihre Mappe mit den wichtigsten Feldern, In der Ablage öffnen und daneben Weitergeben an – wie die Auswahl in der Liste. Danach stimmen Empfänger rechts und in der Liste sofort.

Der Filter über der Liste grenzt ein nach:

• Empfänger – ein Benutzer, Administratoren oder abwesend, ohne Vertretung (Aufgaben von Benutzern, die abwesend oder deaktiviert sind und für die niemand eingetragen ist – sie bleiben sonst liegen),
• Art (Passt nicht, Erwähnung, Zugewiesen, Frist …), Mappentyp,
• Fälligkeit nach dem Datum von Frist oder Erinnerung: überfällig, diese Woche (bis Sonntag), später, ohne Datum,
• Text im Titel der Mappe oder in der Aufgabe.

Erledigte zeigen schaltet auf die zuletzt erledigten Aufgaben um. Der Filter steht in der Adresse – so lässt sich ein gefilterter Blick als Link merken oder weitergeben. Darunter steht, wie viele Aufgaben passen.

Mehrere Aufgaben auf einmal weitergeben

Bei Urlaub, Krankheit oder wenn die Zuständigkeit wechselt, verteilst du viele Aufgaben in einem Schritt neu:

1. Grenze die Liste mit dem Filter ein, z. B. Empfänger: Jonas.
2. Hake die Aufgaben links an – oder Alle angezeigten auswählen (das gilt nur für die gerade gefilterten). Daneben steht, wie viele ausgewählt sind.
3. In der Leiste darüber Ausgewählte weitergeben an einen Benutzer wählen und Weitergeben. Eine Rückfrage nennt Anzahl und Ziel.

Danach steht dort, wie viele weitergegeben wurden – und welche nicht und warum, etwa „Carl darf die Mappe nicht lesen“ oder „liegt schon bei Carl“. Was nicht ging, bleibt ausgewählt; du kannst es gleich an jemand anderen geben. Jede Weitergabe steht in der Historie ihrer Mappe. Der neue Empfänger bekommt eine Sammelbenachrichtigung unter „Zu erledigen“ (Art Zugewiesen, an deiner Benutzer-Mappe: „Lena hat dir 12 Aufgaben weitergegeben“) statt vieler einzelner; gibst du ihm weitere, bevor er sie erledigt hat, zählt sie nur hoch.

Als Ziel gehen nur Benutzer, die die jeweilige Mappe lesen dürfen – wie beim einzelnen Weitergeben; Dienstkonten von Paketen stehen nicht zur Wahl. Als erledigt markieren erledigt die Auswahl auf einmal; Passt nicht-Aufgaben bleiben offen, bis die Mappe wieder passt. Für andere Programme gibt es dasselbe über die Schnittstelle (POST /api/v1/aufgaben/weitergeben und …/erledigt).

Ging eine Frist oder Erinnerung an jemanden, der die Mappe nach den Berechtigungen nicht lesen darf, steht oben ein Hinweis und an der Aufgabe „Empfänger darf die Mappe nicht lesen“. Gib sie weiter oder passe die Berechtigungen an.

Tägliche Zusammenfassung

Statt bei jeder neuen Aufgabe eine E-Mail zu schicken, verschickt Ablago einmal am Tag eine Übersicht an jeden, der offene Aufgaben hat – mit Links zu den Mappen. Sie enthält die Titel der Mappen (keine Dokumente) und geht über den eingerichteten Mailserver hinaus; jeder bestellt sie in Mein Konto selbst ab, ausschalten kannst du sie hier für alle.

• Oben in der Mitte stellst du ein, ob sie verschickt wird, und die Standard-Uhrzeit (deutsche Zeit). Standard: an, 7:00 Uhr.
• Den Abschnitt kannst du mit einem Klick auf die Überschrift zuklappen; Ablago merkt sich das für dich. Zugeklappt steht daneben der Stand (z. B. „Standard 07:00 · an“) – und darunter die Warnung, wenn die Zusammenfassung nicht verschickt werden kann, weil der E-Mail-Versand aus ist.
• Jeder Benutzer wählt in seinem Profil eine eigene Uhrzeit (im 15-Minuten-Raster) und die Wochentage; ohne eigene Wahl gelten die Standard-Uhrzeit und Montag bis Freitag. Änderst du die Standard-Uhrzeit, gilt sie für alle ohne eigene Uhrzeit. Abbestellen kann er sie dort auch.
• Die Mail kommt höchstens einmal am Tag, frühestens zur gewählten Uhrzeit. War Ablago zu dieser Zeit aus, kommt sie nach dem Start noch am selben Tag; am nächsten Tag wird nichts nachgeholt. Wer abwesend ist oder nichts offen hat, bekommt keine.
• Bundesland – damit niemand an gesetzlichen Feiertagen eine Zusammenfassung bekommt (jeder kann das im Profil abwählen). Ablago berechnet die Feiertage selbst: die bundesweiten und die landesweiten des gewählten Landes, Ostern und die davon abhängigen Tage nach der Gaußschen Osterformel. Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten – etwa Mariä Himmelfahrt in Teilen Bayerns oder das Augsburger Friedensfest –, und einmalige Feiertage werden nicht berücksichtigt. Keins schaltet das ab.
• Jetzt senden verschickt sie sofort an alle mit offenen Aufgaben – unabhängig von Uhrzeit, Wochentag und Feiertag, z. B. zum Ausprobieren.
• Voraussetzung ist der eingerichtete E-Mail-Versand. Ist er aus, steht im Abschnitt „E-Mail-Versand ist ausgeschaltet – es wird nichts verschickt“ mit E-Mail einrichten.

Favoriten benachrichtigen

Wer eine Mappe als Favorit markiert, bekommt eine Benachrichtigung „Geändert“ unter Zu erledigen, wenn jemand anderes sie ändert (siehe Benutzerhandbuch, Favoriten als Abo). Unter der Täglichen Zusammenfassung legst du fest, für wen es das gibt:

• Erlaubt – für alle (Standard), nur für bestimmte Rollen oder für niemanden.
• Nur für bestimmte Rollen: oben die Systemrollen Administrator und Mitglied, darunter die weiteren Rollen aus der Benutzerverwaltung. Ein Benutzer bekommt die Benachrichtigung, wenn er mindestens eine der gewählten Rollen hat. Mindestens eine Rolle muss gewählt sein.
• Wer nicht dazugehört, sieht den Schalter Bei Änderungen benachrichtigen in seiner Favoritenliste und im Profil nicht mehr; im Profil steht stattdessen ein Hinweis. Was er selbst eingestellt hat, bleibt gespeichert und gilt wieder, sobald du die Benachrichtigung für ihn erlaubst. Der Stern selbst und das Hervorheben geänderter Mappen bleiben.
• Für neue Benutzer eingeschaltet – die Vorgabe für alle, die ab jetzt dazukommen (Standard: an). Bestehende Benutzer behalten ihre Einstellung.
• Vorgabe auf alle anwenden setzt die gespeicherte Vorgabe nach einer Rückfrage bei allen bestehenden Benutzern – auch über das hinweg, was sie im Profil gewählt haben. Einzeln stumm geschaltete Favoriten bleiben stumm.

Den Abschnitt klappst du wie die Tägliche Zusammenfassung mit einem Klick auf die Überschrift zu; daneben steht dann der Stand. Die Tägliche Zusammenfassung zeigt geänderte Favoriten nicht eigens – die Aufgabe „Geändert“ steht dort ohnehin mit.