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Löschkonzept (Vorlage)

Wer Daten von Mietern, Kunden oder Beschäftigten verwaltet, sollte festhalten, wie lange welche Daten bleiben, warum, wie sie bis dahin gesperrt sind und auf welchem Weg sie gelöscht werden – ein Löschkonzept. Es zeigt dir selbst, wann was weg darf, und belegt bei einer Nachfrage, dass du die Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 e DSGVO) und das Recht auf Löschung (Art. 17) ernst nimmst.

Ablago unterstützt dabei: Mappentypen als Datenarten, der Archivmodus mit Löschsperre bis Fristende und der Liste Darf weg, der Papierkorb mit Aufbewahrung, die Aufbewahrung der Sicherungen. Wie du es Schritt für Schritt einrichtest, steht unter Sperr- und Löschkonzept aufsetzen.

Aus Ablago erzeugen

Statt die Vorlage von Hand auszufüllen, lässt du Ablago ein Löschkonzept erzeugen: Werkbank → Datenschutz → Löschkonzept → Als PDF erzeugen oder Als Word-Datei (.docx) (nur Administratoren). Die Gliederung ist dieselbe wie in der Vorlage (Abschnitte 1–9), vorbelegt mit dem, was Ablago weiß:

  • Abschnitt 2 „Datenarten und Fristen“ aus deinen Mappentypen. In der Tabelle steht jeder Mappentyp, der eine Person betrifft (Werkbank → Datenschutz → Einstellungen), der auf einen solchen verweist (z. B. Rechnung → Kunde) oder für den ein Zweck hinterlegt ist. Je Zeile: Betroffene, Zweck, Frist und Stichtag aus dem Archivmodus, Sperre in Ablago (Archivmodus oder keine) und der Löschweg („Darf weg“ → Papierkorb → endgültig nach … Tagen). Mappentypen ohne Personenbezug stehen darunter in einer Zeile, damit du siehst, ob einer fehlt.
  • Weitere Abschnitte mit deinen Einstellungen: Verantwortlicher, Ablago-Version, Aufbewahrung im Papierkorb und der Historie gelöschter Mappen, Aufbewahrung der automatischen Sicherungen, bereitliegende Auskünfte, Benutzer werden deaktiviert statt gelöscht.
  • Was Ablago nicht wissen kann – Rechtsgrundlage und Grund der Frist, Zuständige, eigene Ansichten für kürzere Fristen –, bleibt als [eckige Klammer] stehen; in der Word-Datei gelb markiert.
  • Lücken meldet Ablago in der Werkbank und im Dokument unter „Bitte ergänzen“: Mappentyp mit Personenbezug ohne Zweck oder ohne Frist (kein Archivmodus), kein Verantwortlicher hinterlegt.
  • Im Kopf stehen Stand und Ablago-Version; der Hinweis „keine Rechtsberatung“ wie in der Vorlage.
  • Abschnitt 8 „Nachweis“ verweist auf das Löschprotokoll mit seiner Aufbewahrung.

Werkbank → Datenschutz → Löschkonzept mit den Lücken „Bitte ergänzen“ und den Knöpfen für PDF und Word

Aus den Mappen selbst kommt nichts in das Dokument – keine Titel, keine Feldwerte, keine Dokumente. Erzeuge das Löschkonzept neu, wenn du Mappentypen oder Fristen änderst, und trage die Änderung in Abschnitt 9 ein.

Die Vorlage

Wer lieber von Hand ausfüllt (oder ohne Ablago anfängt): Die Vorlage beschreibt vorformuliert, was Ablago tut, und markiert alles, was du selbst ergänzt, mit [eckigen Klammern]:

Sie ist gegliedert in:

  1. Allgemeines – Verantwortlicher, wer löscht, welche Version von Ablago
  2. Datenarten und Fristen – je Mappentyp: Betroffene, Zweck, Frist, Grund, Stichtag, Sperre in Ablago, Löschweg
  3. Regelmäßiges Löschen – „Darf weg“, Ansichten für kürzere Fristen, Papierkorb, Historie gelöschter Mappen
  4. Sperren auf Verlangen – Archivmodus, Zugriff über Berechtigungen, Notiz an der Mappe
  5. Wer löschen darf – Berechtigungen, Papierkorb, Administratoren
  6. Kopien außerhalb der Ablage – Sicherungen, Exporte, Auskünfte, Protokoll, Ausdrucke
  7. Benutzerkonten – deaktivieren statt löschen
  8. Nachweis – Löschungen festhalten, ohne die Daten selbst: das Löschprotokoll
  9. Änderungen des Löschkonzepts

Gut zu wissen

  • Keine Rechtsberatung. Welche Fristen für dich gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung bzw. deinem Datenschutzbeauftragten. Die Fristen in der Vorlage sind Beispiele.
  • Für Haushalte reicht meist weniger: Wer nur die Unterlagen der Familie ablegt, braucht kein schriftliches Löschkonzept. Der Archivmodus für Handwerkerrechnungen (2 Jahre, § 14b UStG) und ein Blick in „Darf weg“ einmal im Jahr helfen trotzdem.
  • Die Spalte „Sperre in Ablago“ kennt heute zwei Werte: Archivmodus (gegen Löschen gesperrt bis Fristende) und keine. Den Zugriff auf gesperrte Mappen schränkst du über ein Feld und eine Regel in den Berechtigungen ein, siehe Löschen auf Verlangen.
  • Sie beschreibt den heutigen Stand von Ablago. Die Vorlage hier wird mit jeder Version nachgezogen; ergänze dein Löschkonzept, wenn du neue Funktionen nutzt.

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